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Titre
Text copied to clipboard!Coordinateur de réunions
Description
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Nous recherchons un Coordinateur de réunions compétent pour organiser, planifier et superviser toutes les étapes liées à la tenue de réunions professionnelles. Le candidat idéal sera responsable de la coordination des horaires, de la réservation des salles, de la gestion des invitations, ainsi que de la préparation des documents nécessaires pour assurer le bon déroulement des réunions. Ce rôle exige une excellente organisation, une communication claire et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Le Coordinateur de réunions travaille en étroite collaboration avec différents départements pour s'assurer que les réunions se déroulent sans accroc et que tous les participants disposent des informations nécessaires à l'avance. En outre, il doit être capable de résoudre rapidement les problèmes logistiques et de s'adapter aux changements de dernière minute. Une bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion de calendrier est essentielle. Ce poste est crucial pour maintenir la fluidité des communications internes et externes de l'entreprise, contribuant ainsi à l'efficacité globale de l'organisation.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Planifier et organiser les réunions selon les disponibilités des participants.
- Réserver les salles de réunion et gérer les équipements nécessaires.
- Envoyer les invitations et assurer le suivi des confirmations de présence.
- Préparer et distribuer les ordres du jour et les documents associés.
- Coordonner les aspects logistiques tels que la restauration ou les besoins techniques.
- Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus de réunion.
- Gérer les modifications de dernière minute et les imprévus.
- Maintenir à jour les calendriers et les bases de données des réunions.
- Collaborer avec les différents départements pour optimiser les processus de réunion.
- Garantir la confidentialité des informations échangées lors des réunions.
Exigences
Text copied to clipboard!- Expérience préalable en coordination ou assistance administrative.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion de calendrier.
- Capacité à communiquer clairement à l'écrit et à l'oral.
- Sens du détail et rigueur dans le suivi des tâches.
- Aptitude à travailler sous pression et à gérer les priorités.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec divers interlocuteurs.
- Flexibilité pour s'adapter aux changements de planning.
- Bonne gestion des conflits et résolution de problèmes.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous en organisation de réunions ou événements ?
- Quels outils utilisez-vous pour gérer les calendriers et les invitations ?
- Comment gérez-vous les changements de dernière minute dans la planification ?
- Pouvez-vous décrire une situation où vous avez dû résoudre un problème logistique lors d'une réunion ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des informations sensibles ?
- Comment priorisez-vous vos tâches lorsque plusieurs réunions sont planifiées simultanément ?
- Quelle est votre méthode pour rédiger un compte rendu efficace ?
- Comment communiquez-vous avec des participants difficiles ou peu coopératifs ?
