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Titre
Text copied to clipboard!Coordinateur des dossiers
Description
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Nous recherchons un Coordinateur des dossiers rigoureux, organisé et attentif aux détails pour assurer la gestion efficace, précise et confidentielle des dossiers au sein de notre organisation. Ce poste joue un rôle essentiel dans la structuration, la mise à jour, l’archivage et la circulation des informations administratives et opérationnelles. Le titulaire du poste veille à ce que tous les documents soient correctement classés, facilement accessibles aux personnes autorisées et conformes aux politiques internes ainsi qu’aux exigences réglementaires applicables.
Le Coordinateur des dossiers collabore avec plusieurs services afin de centraliser les informations, harmoniser les pratiques documentaires et améliorer les processus de gestion des dossiers physiques et numériques. Il participe à la création de systèmes de classement efficaces, à la vérification de l’exactitude des données, au suivi des délais de conservation et à la préparation de documents pour des audits, des inspections ou des demandes internes. Il contribue également à réduire les risques liés à la perte d’information, aux doublons, aux erreurs de saisie et aux problèmes de conformité.
Dans ce rôle, la personne idéale possède une excellente capacité d’organisation, un sens élevé de la confidentialité et une aisance avec les outils bureautiques et les systèmes de gestion électronique des documents. Elle sait prioriser les tâches, gérer plusieurs demandes simultanément et communiquer clairement avec des interlocuteurs variés. Une attention particulière est portée à la qualité des données, à la traçabilité des modifications et au respect des procédures établies.
Le Coordinateur des dossiers peut être amené à examiner des documents entrants, à vérifier leur complétude, à demander des pièces manquantes, à mettre à jour les bases de données et à produire des rapports de suivi. Il soutient aussi les équipes dans la recherche d’informations, la préparation de dossiers complets et l’application des bonnes pratiques de classement et d’archivage. Son travail contribue directement à l’efficacité administrative, à la continuité des opérations et à la fiabilité de l’information utilisée pour la prise de décision.
Nous recherchons une personne proactive, méthodique et orientée service, capable d’identifier des pistes d’amélioration et de proposer des solutions concrètes pour optimiser les flux documentaires. Le poste convient à un professionnel qui apprécie les environnements structurés, comprend l’importance de la précision documentaire et souhaite jouer un rôle central dans le bon fonctionnement administratif d’une équipe ou d’une organisation. Si vous aimez travailler avec l’information, maintenir l’ordre dans des volumes importants de documents et garantir un haut niveau de qualité, ce poste représente une excellente opportunité de contribuer de manière durable et visible à la performance globale de l’entreprise.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Organiser, classer et mettre à jour les dossiers physiques et numériques.
- Vérifier l’exactitude, la complétude et la conformité des documents reçus.
- Assurer l’archivage sécurisé des dossiers selon les procédures internes.
- Coordonner la circulation des documents entre les services concernés.
- Répondre aux demandes de recherche, de consultation et de récupération de dossiers.
- Suivre les délais de conservation et les calendriers de destruction documentaire.
- Préparer les dossiers pour les audits, inspections ou contrôles internes.
- Maintenir des bases de données documentaires fiables et à jour.
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en administration, gestion documentaire ou domaine connexe.
- Expérience en gestion de dossiers, archivage ou soutien administratif.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et des systèmes documentaires.
- Grande rigueur, sens de l’organisation et souci du détail.
- Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale en français.
- Aptitude à gérer plusieurs priorités dans des délais serrés.
- Connaissance des règles de conservation documentaire et de conformité.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous en gestion de dossiers administratifs ou numériques ?
- Comment assurez-vous l’exactitude et la confidentialité des informations ?
- Quels outils ou logiciels de gestion documentaire avez-vous déjà utilisés ?
- Comment priorisez-vous les demandes urgentes provenant de plusieurs services ?
- Avez-vous déjà participé à un audit ou à une préparation documentaire de conformité ?
- Quelle méthode utilisez-vous pour organiser un grand volume de documents ?
