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Titre
Text copied to clipboard!Planificateur de Réunions
Description
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Nous recherchons un Planificateur de Réunions expérimenté et organisé pour rejoindre notre équipe dynamique. Le candidat idéal aura une passion pour la coordination, une attention méticuleuse aux détails et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. En tant que Planificateur de Réunions, vous serez responsable de la planification, de l'organisation et de la gestion logistique de réunions internes et externes, en veillant à ce que chaque événement se déroule sans accroc.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de direction, les départements internes et les partenaires externes pour garantir que toutes les réunions soient bien préparées, que les participants disposent de toutes les informations nécessaires et que les objectifs de chaque réunion soient atteints. Vous devrez également gérer les calendriers, réserver les salles, organiser les équipements techniques et assurer le suivi post-réunion.
Le rôle exige une excellente communication, une grande discrétion et une capacité à résoudre rapidement les problèmes. Vous devrez être à l’aise avec les outils numériques de planification et de visioconférence, et capable de travailler dans un environnement rapide et exigeant.
Ce poste est essentiel pour assurer une collaboration fluide entre les différentes parties prenantes de l’entreprise. Si vous êtes motivé, proactif et que vous aimez organiser des événements professionnels, ce poste est fait pour vous.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Planifier et coordonner les réunions internes et externes
- Gérer les calendriers et disponibilités des participants
- Réserver les salles de réunion et organiser les équipements nécessaires
- Préparer et distribuer les ordres du jour et documents de réunion
- Assurer la logistique des réunions virtuelles et en présentiel
- Coordonner avec les fournisseurs externes si nécessaire
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion
- Assurer le suivi des actions décidées en réunion
- Gérer les imprévus et résoudre les problèmes logistiques
- Maintenir une base de données des réunions et des participants
Exigences
Text copied to clipboard!- Expérience préalable en planification ou coordination d'événements
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
- Maîtrise des outils bureautiques et de visioconférence (Zoom, Teams, Outlook)
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Discrétion et professionnalisme dans la gestion d'informations sensibles
- Souci du détail et rigueur administrative
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Autonomie et esprit d’initiative
- Diplôme en administration, communication ou domaine connexe
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience en coordination de réunions professionnelles ?
- Quels outils utilisez-vous pour planifier et suivre les réunions ?
- Comment gérez-vous les conflits d’agenda entre plusieurs participants ?
- Avez-vous déjà organisé des réunions virtuelles ? Si oui, avec quels outils ?
- Comment assurez-vous le suivi des décisions prises en réunion ?
- Comment réagissez-vous face à un imprévu logistique de dernière minute ?
- Quel est votre niveau de maîtrise des outils bureautiques ?
- Comment priorisez-vous vos tâches lorsqu’il y a plusieurs réunions à organiser ?
- Avez-vous une expérience dans la rédaction de comptes rendus ?
- Pourquoi souhaitez-vous travailler en tant que Planificateur de Réunions ?
