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Titre
Text copied to clipboard!Secrétaire de service hospitalier
Description
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Nous recherchons un Secrétaire de service hospitalier organisé, rigoureux et empathique pour assurer le bon fonctionnement administratif d’une unité de soins au sein d’un établissement de santé. Ce poste joue un rôle essentiel dans la coordination quotidienne entre les équipes médicales, paramédicales, les patients, les familles et les services supports. Le ou la titulaire contribue directement à la fluidité des opérations administratives, à la qualité de l’accueil et à la bonne circulation des informations dans un environnement où la précision, la confidentialité et la réactivité sont indispensables.
Le Secrétaire de service hospitalier est souvent le premier point de contact administratif du service. À ce titre, il ou elle accueille les patients et leurs proches, répond aux appels téléphoniques, traite les courriers et les courriels, planifie certains rendez-vous et veille à la mise à jour des dossiers administratifs et médicaux selon les procédures en vigueur. La personne en poste travaille en étroite collaboration avec les infirmiers, médecins, cadres de santé et autres professionnels afin de garantir une gestion efficace des informations liées aux admissions, transferts, sorties et suivis des patients.
Dans ce rôle, une excellente maîtrise des outils bureautiques et des logiciels hospitaliers est attendue, ainsi qu’une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un contexte parfois exigeant. Le ou la candidate idéale sait prioriser, faire preuve de discrétion professionnelle et maintenir une attitude calme et courtoise, même en période de forte activité. Une bonne compréhension du fonctionnement d’un service hospitalier, des circuits administratifs et des exigences réglementaires en matière de confidentialité des données de santé constitue un atout majeur.
Au-delà des tâches administratives classiques, ce poste demande un véritable sens du service. Le Secrétaire de service hospitalier contribue à créer un environnement accueillant et rassurant pour les patients et leurs familles, tout en apportant un soutien fiable aux équipes soignantes. Il ou elle participe à l’organisation documentaire, au suivi des tableaux de bord, à la préparation de réunions, à la rédaction de comptes rendus et à l’archivage des documents selon les normes internes.
Ce poste convient à une personne méthodique, humaine et adaptable, souhaitant évoluer dans un cadre utile et porteur de sens. Travailler dans un service hospitalier implique de comprendre l’importance de chaque détail administratif dans la continuité des soins et la qualité de la prise en charge. Si vous appréciez les missions polyvalentes, le travail en équipe et les environnements où l’organisation fait la différence, ce poste représente une belle opportunité de contribuer concrètement au fonctionnement d’un service de santé.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Accueillir les patients, les familles et les visiteurs avec professionnalisme et bienveillance.
- Gérer les appels téléphoniques, les courriels et le courrier du service.
- Constituer, mettre à jour et classer les dossiers administratifs et médicaux.
- Coordonner les admissions, transferts et sorties en lien avec les équipes soignantes.
- Planifier les rendez-vous, examens ou réunions selon les besoins du service.
- Saisir et vérifier les informations dans les logiciels hospitaliers.
- Rédiger des comptes rendus, notes administratives et documents internes.
- Assurer l’archivage et la traçabilité des documents conformément aux procédures.
- Transmettre les informations utiles aux professionnels de santé de manière fiable.
- Veiller au respect de la confidentialité des données patients et des règles internes.
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme ou formation en secrétariat, assistance administrative ou médico-sociale.
- Expérience préalable en secrétariat médical ou en environnement hospitalier souhaitée.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et de la saisie informatique.
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
- Très bon sens de l’organisation et grande rigueur administrative.
- Aisance relationnelle et qualité d’accueil auprès de publics variés.
- Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité.
- Bonne expression orale et écrite en français.
- Capacité à travailler en équipe avec des interlocuteurs multiples.
- Connaissance des procédures hospitalières et du vocabulaire médical appréciée.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous en secrétariat médical ou hospitalier ?
- Avez-vous déjà travaillé avec des logiciels de gestion hospitalière ?
- Comment gérez-vous les priorités en période de forte activité ?
- Quelle est votre approche pour garantir la confidentialité des informations patients ?
- Comment accueillez-vous un patient ou une famille en situation de stress ?
- Êtes-vous à l’aise avec la rédaction de comptes rendus et de documents administratifs ?
- Pouvez-vous décrire une situation où vous avez coordonné plusieurs tâches simultanément ?
- Quelle est votre disponibilité pour travailler selon les horaires du service ?
