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Titre
Text copied to clipboard!Spécialiste du Contrôle des Documents
Description
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Nous recherchons un Spécialiste du Contrôle des Documents pour rejoindre notre équipe dynamique. Le Spécialiste du Contrôle des Documents est responsable de la gestion, du suivi et de l’archivage de tous les documents essentiels de l’entreprise, garantissant leur conformité aux normes internes et externes. Ce poste exige une grande rigueur, une excellente organisation et une capacité à travailler avec divers départements pour assurer la disponibilité et la sécurité des documents.
Le candidat idéal saura mettre en place des procédures efficaces pour le classement, la numérisation et la distribution des documents, tout en respectant les politiques de confidentialité et de sécurité. Il devra également former les employés aux bonnes pratiques de gestion documentaire et assurer un suivi régulier des versions et des accès.
En tant que Spécialiste du Contrôle des Documents, vous serez amené à collaborer avec les équipes de gestion de projet, de qualité, de conformité et d’audit afin de garantir que tous les documents sont à jour, correctement référencés et facilement accessibles lors des inspections ou audits. Vous devrez également assurer la veille réglementaire pour adapter les procédures documentaires aux évolutions légales et normatives.
Ce poste requiert une excellente maîtrise des outils informatiques de gestion documentaire (GED), une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et un sens aigu du détail. Vous serez responsable de la création et de la mise à jour des registres, de la gestion des flux de documents entrants et sortants, et de la destruction sécurisée des documents obsolètes.
Si vous êtes organisé, autonome et doté d’un sens aigu de la confidentialité, ce poste est fait pour vous. Rejoignez-nous pour contribuer à la fiabilité et à la sécurité de l’information au sein de notre entreprise.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Gérer et organiser les documents physiques et numériques
- Assurer la conformité des documents avec les normes internes et externes
- Mettre à jour et maintenir les registres documentaires
- Former le personnel aux procédures de gestion documentaire
- Contrôler l’accès et la confidentialité des documents
- Collaborer avec différents départements pour répondre à leurs besoins documentaires
- Préparer les documents pour les audits et inspections
- Assurer la destruction sécurisée des documents obsolètes
- Mettre en place des procédures d’archivage efficaces
- Effectuer une veille réglementaire sur la gestion documentaire
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en gestion documentaire, administration ou domaine similaire
- Expérience préalable en gestion de documents ou archivage
- Maîtrise des outils de gestion électronique des documents (GED)
- Excellente organisation et rigueur
- Capacité à travailler en équipe et de façon autonome
- Sens aigu de la confidentialité et de la sécurité
- Bonne communication écrite et orale
- Connaissance des normes ISO relatives à la documentation
- Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément
- Souci du détail et respect des délais
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience en gestion documentaire ?
- Quels outils GED avez-vous déjà utilisés ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des documents sensibles ?
- Avez-vous déjà formé des collègues à la gestion documentaire ?
- Comment gérez-vous les situations d’urgence concernant les documents ?
- Êtes-vous à l’aise avec la veille réglementaire ?
- Comment organisez-vous l’archivage physique et numérique ?
- Avez-vous déjà participé à un audit documentaire ?
- Comment priorisez-vous vos tâches quotidiennes ?
- Quelles sont vos attentes pour ce poste ?
