Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Koordinator evidencije
Opis
Text copied to clipboard!
Tražimo koordinatora evidencije koji će biti odgovoran za organizaciju, održavanje i kontrolu poslovne dokumentacije te osiguravanje točnosti, dostupnosti i usklađenosti svih evidencija unutar organizacije. Ova uloga ključna je za učinkovito upravljanje informacijama, podršku internim timovima i održavanje visokih standarda administrativnih procesa. Koordinator evidencije surađuje s različitim odjelima kako bi prikupio, klasificirao, arhivirao i ažurirao dokumente, bilo u fizičkom bilo u digitalnom obliku, uz poštivanje internih procedura i važećih propisa o zaštiti podataka i čuvanju dokumentacije.
Idealna osoba za ovu poziciju izrazito je organizirana, precizna i sposobna upravljati velikom količinom informacija bez gubitka kvalitete i točnosti. U svakodnevnom radu koordinator evidencije prati tijek dokumentacije, provjerava potpunost zapisa, identificira nedostatke i predlaže poboljšanja procesa kako bi se smanjile pogreške i povećala učinkovitost. Također pruža podršku zaposlenicima u pronalaženju potrebnih podataka, pripremi izvještaja i pravilnom korištenju sustava za pohranu i upravljanje evidencijama.
Na ovoj poziciji očekuje se aktivno sudjelovanje u razvoju i primjeni standarda za upravljanje dokumentima, uključujući imenovanje datoteka, klasifikaciju sadržaja, rokove čuvanja i postupke arhiviranja. Koordinator evidencije može biti uključen i u pripremu dokumentacije za interne i vanjske revizije, inspekcije ili regulatorne provjere, zbog čega je važno razumijevanje povjerljivosti podataka i usklađenosti s pravilima organizacije. Osoba na ovoj poziciji često radi s bazama podataka, uredskim softverom i specijaliziranim sustavima za upravljanje dokumentima, pa se očekuje dobra digitalna pismenost i spremnost na usvajanje novih alata.
Uspješan kandidat pokazuje visoku razinu odgovornosti, diskrecije i sposobnosti prioritizacije zadataka u dinamičnom radnom okruženju. Važna je i razvijena komunikacija jer ova uloga uključuje koordinaciju s kolegama, dobavljačima, klijentima ili drugim relevantnim dionicima kada je potrebno prikupiti, potvrditi ili ažurirati informacije. Ako ste osoba koja voli red, strukturu i rad s podacima, a pritom razumijete važnost točne i pravovremene evidencije za poslovni uspjeh, ova pozicija pruža priliku za stabilan i značajan doprinos organizaciji. Koordinator evidencije ima važnu ulogu u očuvanju integriteta informacija, podršci operativnim procesima i stvaranju pouzdane administrativne osnove za donošenje odluka.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Organizirati i održavati fizičke i digitalne evidencije tvrtke.
- Unositi, ažurirati i provjeravati točnost podataka u sustavima.
- Klasificirati, arhivirati i sigurno pohranjivati dokumentaciju prema pravilima.
- Pratiti rokove čuvanja dokumenata i provoditi postupke arhiviranja ili uklanjanja.
- Pripremati dokumentaciju i izvještaje za interne potrebe, revizije i inspekcije.
- Surađivati s drugim odjelima radi prikupljanja i usklađivanja informacija.
- Osiguravati povjerljivost i zaštitu osjetljivih podataka.
- Predlagati poboljšanja procesa upravljanja evidencijama i dokumentacijom.
Zahtjevi
Text copied to clipboard!- SSS ili VŠS administrativnog, poslovnog ili srodnog usmjerenja.
- Iskustvo u administrativnim poslovima ili upravljanju dokumentacijom je prednost.
- Izvrsne organizacijske sposobnosti i visoka razina točnosti.
- Dobro poznavanje rada na računalu i uredskih alata.
- Iskustvo rada s bazama podataka ili sustavima za upravljanje dokumentima.
- Sposobnost rada s povjerljivim informacijama uz visoku razinu diskrecije.
- Dobre komunikacijske i koordinacijske vještine.
- Sposobnost samostalnog rada i upravljanja prioritetima.
Moguća pitanja na intervjuu
Text copied to clipboard!- Imate li iskustva u vođenju ili organizaciji poslovne dokumentacije?
- Koliko ste upoznati s digitalnim sustavima za upravljanje evidencijama?
- Kako osiguravate točnost podataka pri unosu i ažuriranju evidencija?
- Jeste li radili s povjerljivim ili osjetljivim informacijama?
- Kako pristupate organizaciji velikog broja dokumenata i rokova?
- Možete li opisati situaciju u kojoj ste unaprijedili administrativni proces?
