Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Koordinator za upravljanje dokumentacijom
Opis
Text copied to clipboard!
Tražimo koordinatora za upravljanje dokumentacijom koji će preuzeti ključnu ulogu u organizaciji, kontroli i stalnom unapređenju procesa vezanih uz poslovnu dokumentaciju unutar organizacije. Ova pozicija namijenjena je osobi koja razumije važnost točnih, ažurnih i lako dostupnih informacija te može osigurati da dokumenti budu pravilno kreirani, evidentirani, pohranjeni, arhivirani i dostupni ovlaštenim korisnicima u skladu s internim pravilima, zakonskim zahtjevima i standardima kvalitete. Koordinator za upravljanje dokumentacijom surađuje s različitim odjelima kako bi uspostavio jasne procedure za rukovanje dokumentima, smanjio rizik od gubitka podataka i povećao učinkovitost administrativnih i operativnih procesa.
U ovoj ulozi bit ćete odgovorni za koordinaciju cjelokupnog životnog ciklusa dokumentacije, od zaprimanja i klasifikacije do distribucije, revizije i arhiviranja. Očekuje se da aktivno pratite usklađenost dokumentacije s internim politikama i vanjskim regulatornim zahtjevima, kao i da predlažete poboljšanja u sustavima upravljanja dokumentima. Važan dio posla uključuje održavanje uredne i pregledne dokumentacijske strukture, upravljanje verzijama dokumenata te osiguravanje da zaposlenici koriste važeće obrasce, predloške i procedure. Također ćete pružati podršku timovima tijekom internih i vanjskih audita, pripremati traženu dokumentaciju i pomagati u rješavanju nepravilnosti povezanih s evidencijama i zapisima.
Idealni kandidat je izrazito organizirana, precizna i odgovorna osoba s razvijenim administrativnim i komunikacijskim vještinama. Potrebna je sposobnost rada s velikim brojem dokumenata, razumijevanje povjerljivosti podataka te iskustvo u korištenju digitalnih alata i sustava za upravljanje dokumentacijom. Osoba na ovoj poziciji mora biti sposobna samostalno planirati prioritete, poštovati rokove i učinkovito surađivati s kolegama iz različitih funkcija, uključujući pravne, operativne, financijske i kadrovske timove.
Ova pozicija posebno je važna u organizacijama koje posluju u reguliranim okruženjima ili imaju složene interne procese, gdje točnost i dostupnost dokumentacije izravno utječu na kvalitetu rada, usklađenost i donošenje odluka. Tražimo osobu koja će prepoznati prilike za standardizaciju, digitalizaciju i optimizaciju dokumentacijskih tokova te doprinijeti stvaranju pouzdanog i transparentnog sustava upravljanja informacijama. Ako vas motivira rad u strukturiranom okruženju, imate oko za detalje i želite biti važna podrška poslovnim procesima kroz učinkovito upravljanje dokumentacijom, ovo je izvrsna prilika za vaš profesionalni razvoj.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Koordinirati zaprimanje, evidentiranje, klasifikaciju i pohranu dokumentacije.
- Održavati sustav upravljanja dokumentima i osiguravati točnost zapisa.
- Pratiti verzije dokumenata i kontrolirati primjenu važećih obrazaca.
- Suradivati s odjelima radi standardizacije dokumentacijskih procesa.
- Pripremati dokumentaciju za interne i vanjske revizije.
- Osiguravati usklađenost dokumentacije s internim pravilima i propisima.
- Arhivirati dokumente prema definiranim rokovima i procedurama.
- Predlagati poboljšanja u digitalizaciji i organizaciji dokumentacijskih tokova.
Zahtjevi
Text copied to clipboard!- SSS ili VSS društvenog, administrativnog ili srodnog usmjerenja.
- Iskustvo u administrativnim poslovima ili upravljanju dokumentacijom.
- Odlično poznavanje rada na računalu i uredskih alata.
- Poželjno iskustvo rada u sustavima za upravljanje dokumentima.
- Visoka razina organiziranosti, preciznosti i odgovornosti.
- Sposobnost rada s povjerljivim informacijama i osjetljivim podacima.
- Dobre komunikacijske i koordinacijske vještine.
- Poznavanje arhivskih, regulatornih ili internih procedura je prednost.
Moguća pitanja na intervjuu
Text copied to clipboard!- Imate li iskustva u upravljanju poslovnom ili tehničkom dokumentacijom?
- Koje ste sustave ili alate koristili za evidenciju i pohranu dokumenata?
- Kako osiguravate točnost i ažurnost dokumentacije u svakodnevnom radu?
- Jeste li sudjelovali u pripremi dokumentacije za audit ili inspekciju?
- Kako pristupate organizaciji velikog broja dokumenata i rokova?
- Imate li iskustva s kontrolom verzija i standardizacijom obrazaca?
- Kako postupate s povjerljivim i osjetljivim informacijama?
- Što vas motivira za rad na poziciji koordinatora za upravljanje dokumentacijom?
