Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Tajnik odbora
Opis
Text copied to clipboard!
Tražimo Tajnika odbora koji će pružati sveobuhvatnu administrativnu, organizacijsku i komunikacijsku podršku radu odbora, povjerenstava ili upravljačkih tijela unutar organizacije. Ova uloga ključna je za učinkovito planiranje sjednica, pravodobnu pripremu materijala, vođenje službene dokumentacije te osiguravanje usklađenosti procesa odlučivanja s internim pravilima, statutima i važećim propisima. Idealna osoba za ovu poziciju iznimno je organizirana, diskretna, precizna i sposobna upravljati većim brojem zadataka istovremeno, uz visoku razinu profesionalnosti i pažnje prema detaljima.
Tajnik odbora odgovoran je za koordinaciju svih administrativnih aktivnosti povezanih s radom odbora, uključujući pripremu dnevnog reda, prikupljanje i distribuciju materijala članovima odbora, organizaciju termina sastanaka te vođenje zapisnika i evidencija donesenih odluka. Osoba na ovoj poziciji često djeluje kao središnja kontaktna točka između članova odbora, rukovodstva, vanjskih dionika i drugih odjela, zbog čega su razvijene komunikacijske vještine od presudne važnosti.
Uz operativnu podršku, Tajnik odbora ima važnu ulogu u očuvanju institucionalne memorije i transparentnosti rada. To uključuje arhiviranje zapisnika, odluka, izvješća i druge relevantne dokumentacije, kao i praćenje rokova za provedbu zaključaka i preporuka odbora. U mnogim organizacijama ova pozicija također sudjeluje u pripremi godišnjih planova rada odbora, koordinaciji izvještavanja te praćenju usklađenosti s procedurama korporativnog upravljanja ili javne administracije.
Uspješan kandidat razumije važnost povjerljivosti informacija, zna raditi s osjetljivim podacima i sposoban je održavati visoke standarde točnosti i nepristranosti. Očekuje se sposobnost samostalnog rada, ali i učinkovite suradnje s različitim razinama upravljanja. Pozicija zahtijeva dobro poznavanje uredskog poslovanja, rada s dokumentacijom, poslovne korespondencije i digitalnih alata za organizaciju sastanaka i upravljanje dokumentima.
Ovo je izvrsna prilika za osobu koja želi imati važnu potpornu ulogu u procesima upravljanja i donošenja odluka. Ako ste odgovorni, metodični i motivirani za rad u dinamičnom administrativnom okruženju, ova pozicija nudi mogućnost profesionalnog razvoja, stjecanja uvida u strateške procese organizacije i aktivnog doprinosa učinkovitom radu odbora.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Organiziranje sjednica odbora i usklađivanje termina s članovima
- Priprema dnevnog reda u suradnji s predsjednikom odbora ili upravom
- Prikupljanje, uređivanje i distribucija materijala za sjednice
- Vođenje točnih i pravodobnih zapisnika sa sastanaka
- Arhiviranje odluka, zapisnika i ostale službene dokumentacije
- Praćenje provedbe zaključaka i rokova dogovorenih na sjednicama
- Održavanje službene komunikacije između članova odbora i drugih dionika
- Osiguravanje usklađenosti administrativnih procesa s internim pravilima
- Priprema izvješća, dopisa i druge poslovne dokumentacije
- Podrška u organizaciji izvanrednih sjednica i posebnih aktivnosti odbora
Zahtjevi
Text copied to clipboard!- Završeno srednjoškolsko ili više obrazovanje iz administrativnog, pravnog ili srodnog područja
- Iskustvo na administrativnim, tajničkim ili koordinacijskim poslovima
- Odlično poznavanje rada na računalu i uredskih alata
- Izražene organizacijske i komunikacijske vještine
- Sposobnost vođenja precizne dokumentacije i zapisnika
- Visoka razina diskrecije i profesionalnog ponašanja
- Sposobnost rada pod pritiskom i upravljanja rokovima
- Poznavanje poslovne korespondencije i uredskog poslovanja
- Prednost je iskustvo rada s odborima, upravnim tijelima ili povjerenstvima
Moguća pitanja na intervjuu
Text copied to clipboard!- Imate li iskustva u organizaciji sastanaka i vođenju zapisnika?
- Kako osiguravate točnost i potpunost službene dokumentacije?
- Jeste li radili s povjerljivim informacijama i kako ste ih štitili?
- Koje digitalne alate koristite za organizaciju sastanaka i dokumenata?
- Kako upravljate s više prioriteta i kratkim rokovima?
- Imate li iskustva u komunikaciji s višim rukovodstvom ili članovima odbora?
- Kako pristupate praćenju provedbe zaključaka nakon sjednice?
