Text copied to clipboard!
Cím
Text copied to clipboard!Dokumentációs koordinátor
Leírás
Text copied to clipboard!
Dokumentációs koordinátort keresünk, aki kulcsszerepet vállal szervezetünk dokumentumkezelési, nyilvántartási és adminisztratív folyamataiban. Ebben a munkakörben a sikeres jelölt feladata lesz a beérkező és kimenő dokumentumok rendszerezése, ellenőrzése, nyomon követése és archiválása, valamint annak biztosítása, hogy minden irat megfeleljen a belső szabályzatoknak, jogszabályi előírásoknak és minőségi követelményeknek. A pozíció ideális olyan precíz, jól szervezett és megbízható szakemberek számára, akik magabiztosan kezelnek nagy mennyiségű információt, és képesek több részleggel együttműködve támogatni a napi működést.
A Dokumentációs koordinátor szorosan együtt dolgozik különböző csapatokkal, például adminisztrációs, jogi, pénzügyi, beszerzési, logisztikai vagy projektmenedzsment területekkel annak érdekében, hogy a dokumentáció teljes, naprakész és könnyen visszakereshető legyen. Fontos feladata a dokumentumok formai és tartalmi ellenőrzése, a hiányosságok jelzése, a verziókövetés kezelése, valamint a jóváhagyási folyamatok támogatása. A munkakör megköveteli a magas szintű figyelmet a részletekre, a határidők pontos betartását és a bizalmas információk felelős kezelését.
A pozícióban dolgozó szakember hozzájárul a szervezeti hatékonyság növeléséhez azáltal, hogy egységes dokumentációs rendet tart fenn, fejleszti az iratkezelési folyamatokat, és támogatja a digitális vagy papíralapú nyilvántartások átláthatóságát. Emellett részt vehet belső auditokra, hatósági ellenőrzésekre vagy ügyfélmegkeresésekre történő felkészülésben is, biztosítva, hogy a szükséges dokumentumok gyorsan és pontosan rendelkezésre álljanak. A munkakörben előnyt jelent a dokumentumkezelő rendszerek ismerete, az irodai szoftverek magabiztos használata, valamint a strukturált, problémamegoldó gondolkodás.
Olyan munkatársat keresünk, aki képes önállóan dolgozni, ugyanakkor csapatban is hatékonyan együttműködik. A jó kommunikációs készség elengedhetetlen, hiszen a Dokumentációs koordinátor rendszeresen kapcsolatot tart belső és külső partnerekkel, információkat kér be, hiánypótlásokat koordinál, és támogatást nyújt a dokumentációval kapcsolatos kérdésekben. Ha Ön szereti a rendezett folyamatokat, fontosnak tartja a pontosságot, és szívesen vállal felelősséget a dokumentáció minőségéért és megfelelőségéért, ez a pozíció kiváló lehetőséget kínál hosszú távú szakmai fejlődésre.
Felelősségek
Text copied to clipboard!- Beérkező és kimenő dokumentumok átvétele, rendszerezése és nyilvántartása
- Dokumentumok formai és tartalmi ellenőrzése a belső előírások alapján
- Verziókövetés és dokumentumfrissítések koordinálása
- Hiányzó vagy hibás dokumentumokkal kapcsolatos egyeztetések lebonyolítása
- Elektronikus és papíralapú archívumok kezelése és karbantartása
- Jóváhagyási és aláírási folyamatok adminisztratív támogatása
- Kapcsolattartás belső részlegekkel és külső partnerekkel dokumentációs ügyekben
- Riportok és státuszjelentések készítése a dokumentáció állapotáról
Elvárások
Text copied to clipboard!- Középfokú vagy felsőfokú végzettség adminisztratív vagy kapcsolódó területen
- Legalább 1–3 év releváns tapasztalat dokumentumkezelésben vagy adminisztrációban
- Magas szintű pontosság és kiváló szervezőkészség
- Irodai szoftverek, különösen szövegszerkesztő és táblázatkezelő programok ismerete
- Dokumentumkezelő rendszerek használatában szerzett tapasztalat előnyt jelent
- Jó kommunikációs és együttműködési készség
- Határidők betartására való képesség és önálló munkavégzés
- Bizalmas információk felelős kezelése
Lehetséges interjú kérdések
Text copied to clipboard!- Milyen tapasztalata van dokumentumkezelési vagy adminisztratív területen?
- Dolgozott már elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel?
- Hogyan biztosítja munkája során a pontosságot és a teljességet?
- Volt már feladata hiányos vagy hibás dokumentáció javításának koordinálása?
- Milyen irodai szoftvereket használ magabiztosan a mindennapi munkában?
- Hogyan kezeli a párhuzamos határidőket és a nagy mennyiségű dokumentumot?
- Milyen tapasztalata van bizalmas adatok kezelésében?
- Miért érdekli Önt a Dokumentációs koordinátor pozíció?
