Text copied to clipboard!
Cím
Text copied to clipboard!Tanszéki titkár
Leírás
Text copied to clipboard!
Olyan munkatársat keresünk, aki tanszéki titkárként magas színvonalon támogatja egy oktatási vagy intézményi egység napi adminisztratív, szervezési és kommunikációs működését. A pozíció ideális olyan precíz, megbízható és jól szervezett szakember számára, aki magabiztosan kezeli az irodai folyamatokat, képes több feladatot párhuzamosan koordinálni, és hatékonyan együttműködik oktatókkal, hallgatókkal, vezetőkkel és külső partnerekkel egyaránt. A tanszéki titkár fontos szerepet tölt be a tanszék zavartalan működésének biztosításában, hiszen felel az adminisztrációs folyamatok nyomon követéséért, a dokumentumkezelésért, az időpont-egyeztetésekért, valamint a belső és külső kommunikáció támogatásáért.
Ebben a munkakörben a sikeres jelölt részt vesz a levelezés kezelésében, értekezletek és események előkészítésében, jegyzőkönyvek, kimutatások és hivatalos dokumentumok összeállításában, továbbá segíti a tanszékvezető és az oktatói csapat munkáját. Feladata lehet a hallgatói ügyek adminisztratív támogatása, a nyilvántartások naprakészen tartása, a beérkező megkeresések kezelése, valamint az irodai eszközök és készletek koordinálása is. A pozíció nagyfokú diszkréciót, pontosságot és ügyfélközpontú szemléletet igényel, mivel a munkatárs rendszeresen kezel bizalmas információkat és különböző érintettekkel tart kapcsolatot.
A tanszéki titkár munkája hozzájárul a szervezeti folyamatok átláthatóságához és hatékonyságához. Fontos, hogy a jelölt jól ismerje az adminisztratív rendszereket, magabiztosan használja az irodai szoftvereket, és képes legyen önállóan priorizálni a feladatokat. Előnyt jelent, ha tapasztalattal rendelkezik oktatási intézményben vagy hasonló adminisztratív környezetben, valamint ha képes udvariasan és professzionálisan kezelni a változó helyzeteket. A munkakör egyszerre igényel strukturált gondolkodást és rugalmas hozzáállást, hiszen a napi rutin mellett időszakosan kiemelt projektek, rendezvények vagy határidős feladatok is megjelenhetnek.
Ez a szerep kiváló lehetőséget kínál azok számára, akik hosszú távon stabil, felelősségteljes és emberközpontú adminisztratív munkát keresnek. A megfelelő jelölt aktívan hozzájárul a tanszék professzionális működéséhez, támogatja a belső együttműködést, és biztosítja, hogy az információáramlás, a dokumentáció és a szervezési folyamatok gördülékenyen működjenek. Ha Ön alapos, kommunikatív, terhelhető, és szívesen dolgozik strukturált, mégis sokszínű feladatkörben, a tanszéki titkári pozíció kiváló szakmai lehetőséget jelenthet.
Felelősségek
Text copied to clipboard!- A tanszék napi adminisztratív feladatainak ellátása és koordinálása
- Bejövő és kimenő levelezés, e-mailek és telefonhívások kezelése
- Értekezletek, megbeszélések és események szervezése, előkészítése
- Dokumentumok, nyilvántartások és hivatalos iratok kezelése és archiválása
- A tanszékvezető és oktatók munkájának adminisztratív támogatása
- Hallgatói és partneri megkeresések udvarias és pontos kezelése
- Jegyzőkönyvek, kimutatások és jelentések elkészítése
- Időpont-egyeztetések és naptárkezelési feladatok ellátása
Elvárások
Text copied to clipboard!- Középfokú vagy felsőfokú végzettség adminisztratív vagy kapcsolódó területen
- Legalább 1-3 év releváns irodai vagy titkársági tapasztalat
- Magabiztos számítógépes ismeretek, különösen szövegszerkesztés és táblázatkezelés
- Kiváló szervezőkészség és pontos munkavégzés
- Jó írásbeli és szóbeli kommunikációs készség magyar nyelven
- Diszkréció és bizalmas információk felelős kezelése
- Önálló munkavégzési képesség és jó problémamegoldó készség
- Előnyt jelent oktatási intézményben szerzett tapasztalat
Lehetséges interjú kérdések
Text copied to clipboard!- Milyen korábbi tapasztalata van adminisztratív vagy titkársági munkakörben?
- Dolgozott már oktatási intézményben vagy tanszéki környezetben?
- Milyen irodai szoftvereket használ magabiztosan a napi munkája során?
- Hogyan kezeli az egymással párhuzamosan érkező sürgős feladatokat?
- Volt már feladata bizalmas dokumentumok vagy információk kezelése?
- Milyen tapasztalata van értekezletek vagy események szervezésében?
- Hogyan biztosítja a pontosságot és a határidők betartását?
- Mikor tudna munkába állni ebben a pozícióban?
