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Titolo
Text copied to clipboard!Specialista di Reception
Descrizione
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Stiamo cercando uno Specialista di Reception professionale, cordiale e organizzato da inserire nel nostro team per garantire un servizio di accoglienza eccellente e un supporto amministrativo efficiente. La figura sarà il primo punto di contatto per clienti, visitatori, fornitori e collaboratori, rappresentando l’immagine dell’azienda con cortesia, precisione e disponibilità. Il ruolo richiede ottime capacità comunicative, attenzione ai dettagli e la capacità di gestire più attività contemporaneamente in un ambiente dinamico e orientato al servizio.
Lo Specialista di Reception si occuperà della gestione quotidiana della reception, dell’accoglienza degli ospiti, dello smistamento delle chiamate e della corrispondenza, nonché del coordinamento di appuntamenti, sale riunioni e attività di supporto agli uffici interni. Sarà inoltre responsabile di mantenere l’area reception ordinata, funzionale e accogliente, contribuendo a creare un’esperienza positiva per chiunque entri in contatto con l’organizzazione.
La persona ideale possiede un approccio proattivo, sa lavorare con discrezione e riservatezza e dimostra affidabilità nella gestione di informazioni sensibili. È importante avere familiarità con strumenti informatici di base, sistemi telefonici, posta elettronica, calendari condivisi e software gestionali utilizzati per il front office. La capacità di risolvere piccoli problemi operativi in autonomia e di collaborare efficacemente con diversi reparti rappresenta un elemento fondamentale per il successo nel ruolo.
In questo incarico, lo Specialista di Reception contribuirà anche al buon funzionamento delle attività amministrative di base, supportando la registrazione dei visitatori, la preparazione di documenti, l’archiviazione, il monitoraggio delle forniture per ufficio e l’organizzazione logistica di incontri ed eventi interni. In contesti internazionali o ad alta affluenza, la conoscenza di una o più lingue straniere costituirà un vantaggio significativo.
Cerchiamo una persona capace di mantenere la calma anche nei momenti di maggiore affluenza, con una forte predisposizione al contatto con il pubblico e un atteggiamento sempre professionale. Il candidato ideale comprende l’importanza del ruolo di front office nel trasmettere fiducia, efficienza e attenzione al cliente. Offriamo un ambiente di lavoro collaborativo, opportunità di crescita professionale e la possibilità di sviluppare competenze trasversali in ambito organizzativo, relazionale e amministrativo. Se ti riconosci in un profilo orientato al servizio, preciso e capace di gestire le priorità con efficacia, questa opportunità potrebbe essere il passo giusto per la tua carriera.
Responsabilità
Text copied to clipboard!- Accogliere clienti, visitatori e fornitori con professionalità e cortesia.
- Gestire il centralino e smistare chiamate, messaggi ed email in modo tempestivo.
- Organizzare appuntamenti, riunioni e prenotazioni delle sale meeting.
- Registrare gli ingressi dei visitatori secondo le procedure aziendali.
- Fornire supporto amministrativo di base, inclusi archiviazione e preparazione documenti.
- Monitorare e riordinare materiali di consumo e forniture per l’ufficio.
- Mantenere l’area reception ordinata, pulita e rappresentativa dell’azienda.
- Collaborare con i diversi reparti per garantire un flusso informativo efficiente.
Requisiti
Text copied to clipboard!- Diploma di scuola secondaria superiore o titolo equivalente.
- Esperienza pregressa in reception, front office o ruoli amministrativi simili.
- Ottime capacità comunicative e relazionali con il pubblico.
- Buona conoscenza dei principali strumenti informatici e del pacchetto Office.
- Capacità di organizzare il lavoro e gestire più attività contemporaneamente.
- Precisione, affidabilità e attenzione ai dettagli.
- Aspetto professionale e atteggiamento cortese.
- Conoscenza della lingua inglese, preferibilmente a livello operativo.
Domande potenziali per l'intervista
Text copied to clipboard!- Hai esperienza precedente in ruoli di reception o front office?
- Come gestisci più visitatori o chiamate contemporaneamente?
- Quali strumenti informatici utilizzi con maggiore sicurezza nel lavoro d’ufficio?
- Ti senti a tuo agio nel rappresentare l’azienda come primo punto di contatto?
- Hai esperienza nella gestione di appuntamenti e sale riunioni?
- Come affronti situazioni con clienti o visitatori insoddisfatti?
- Qual è il tuo livello di conoscenza della lingua inglese?
- Sei disponibile a lavorare su turni o in fasce orarie flessibili, se richiesto?
