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タイトル
Text copied to clipboard!パーソナルアシスタント
説明
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私たちは、組織内の上級管理職や個人の業務を円滑に進めるために、信頼性が高く、効率的なパーソナルアシスタントを募集しています。パーソナルアシスタントは、スケジュール管理、会議の調整、出張手配、文書作成、電話やメールの対応など、幅広い業務を担当します。柔軟性と高いコミュニケーション能力、そして機密情報を取り扱う際の慎重さが求められます。
このポジションでは、上司の業務をサポートし、時間を有効に活用できるようにすることが主な目的です。日々の業務の中で、優先順位を見極め、迅速かつ正確に対応する能力が必要です。また、社内外の関係者との調整や連絡も多く発生するため、対人スキルも重要です。
理想的な候補者は、秘書業務やアシスタント業務の経験があり、マルチタスクに優れ、プレッシャーの中でも冷静に対応できる方です。Microsoft Officeなどの基本的なPCスキルは必須であり、加えて、スケジュール管理ツールやビジネスチャットツールの使用経験があると望ましいです。
この職務は、単なる事務作業にとどまらず、上司の信頼できる右腕として、業務の効率化や生産性向上に貢献する重要な役割を担います。責任感があり、細部にまで気を配れる方を歓迎します。
責任
Text copied to clipboard!- 上司のスケジュール管理と調整
- 会議や出張の手配
- 電話・メール対応および来客対応
- 文書作成およびファイリング
- 経費精算や請求書処理の補助
- 社内外との連絡・調整業務
- 会議資料の準備と配布
- タスクの優先順位付けと進捗管理
- 上司の指示に基づく各種サポート業務
- 機密情報の適切な取り扱い
要件
Text copied to clipboard!- パーソナルアシスタントまたは秘書業務の経験（1年以上）
- 高いコミュニケーション能力と対人スキル
- Microsoft Office（Word, Excel, Outlook）の基本操作スキル
- マルチタスク能力と優れた時間管理スキル
- 機密情報を扱う際の慎重さと責任感
- 柔軟性と臨機応変な対応力
- ビジネスマナーとプロフェッショナリズム
- スケジュール管理ツールの使用経験（例：Google Calendar）
- 日本語での読み書き・会話能力（ビジネスレベル）
- 英語力があれば尚可
潜在的な面接質問
Text copied to clipboard!- これまでにパーソナルアシスタントとしてどのような業務を担当しましたか？
- スケジュール管理で工夫している点は何ですか？
- 複数のタスクを同時に処理した経験について教えてください。
- 上司が不在時にどのように対応しますか？
- 機密情報を扱う際に注意していることは何ですか？
- ビジネスメールの作成経験はありますか？
- どのようなツールを使って業務を効率化していますか？
- 急な依頼があった場合、どのように対応しますか？
- チーム内でのコミュニケーションで心がけていることは？
- 英語での対応経験はありますか？
