Text copied to clipboard!
Pavadinimas
Text copied to clipboard!Skyriaus sekretorius
Aprašymas
Text copied to clipboard!
Ieškome skyriaus sekretoriaus, kuris prisijungtų prie mūsų komandos ir užtikrintų sklandų kasdienį skyriaus administracinį darbą. Ši pareigybė yra itin svarbi organizacijos veiklos tęstinumui, nes darbuotojas bus atsakingas už informacijos srautų valdymą, dokumentų administravimą, susitikimų koordinavimą ir pagalbą skyriaus vadovui bei komandos nariams. Skyriaus sekretorius veikia kaip pagrindinis kontaktinis asmuo tiek vidiniams darbuotojams, tiek išoriniams partneriams, todėl tikimės profesionalaus bendravimo, kruopštumo ir gebėjimo efektyviai dirbti dinamiškoje aplinkoje.
Šioje pozicijoje reikės planuoti ir derinti vadovų bei komandos darbotvarkes, organizuoti susitikimus, rengti posėdžių medžiagą, protokoluoti svarbiausius sprendimus ir užtikrinti, kad visa reikalinga informacija būtų laiku perduota atsakingiems asmenims. Taip pat darbuotojas prižiūrės dokumentų rengimą, registravimą, archyvavimą ir tvarkingą saugojimą pagal įmonės vidaus tvarkas bei galiojančius teisės aktus. Svarbi darbo dalis bus korespondencijos administravimas, skambučių priėmimas, svečių sutikimas ir bendros biuro tvarkos palaikymas.
Ieškome žmogaus, kuris gebėtų savarankiškai nustatyti prioritetus, tiksliai atlikti užduotis ir išlikti dėmesingas detalėms net dirbant su keliomis užduotimis vienu metu. Kandidatas turėtų pasižymėti puikiais organizaciniais gebėjimais, mandagumu, diskretiškumu ir atsakomybe dirbant su konfidencialia informacija. Patirtis administracinėje srityje būtų didelis privalumas, tačiau ne mažiau svarbus yra noras mokytis, prisitaikyti prie procesų ir aktyviai prisidėti prie skyriaus efektyvumo gerinimo.
Skyriaus sekretorius glaudžiai bendradarbiaus su įvairiais padaliniais, todėl svarbu gebėti aiškiai komunikuoti, greitai reaguoti į pasikeitimus ir padėti spręsti kasdienius organizacinius klausimus. Darbo pobūdis reikalauja gerų darbo kompiuteriu įgūdžių, ypač naudojantis tekstų rengimo, skaičiuoklių, el. pašto ir kalendoriaus valdymo programomis. Taip pat tikimės iniciatyvumo siūlant administracinių procesų tobulinimo sprendimus ir prisidedant prie pozityvios darbo aplinkos kūrimo.
Tai puiki galimybė žmogui, kuris vertina tvarką, mėgsta koordinuoti procesus ir nori būti svarbia organizacijos kasdienės veiklos dalimi. Siūlome atsakingą ir įvairiapusį darbą, kuriame galėsite tobulinti profesinius įgūdžius, dirbti su skirtingomis užduotimis ir prisidėti prie skyriaus bei visos organizacijos sėkmės. Jei esate organizuotas, komunikabilus ir orientuotas į kokybišką rezultatą, kviečiame kandidatuoti į skyriaus sekretoriaus pareigas.
Atsakomybės
Text copied to clipboard!- Administruoti skyriaus dokumentus, korespondenciją ir vidinę informaciją
- Organizuoti susitikimus, posėdžius ir koordinuoti jų darbotvarkes
- Rengti raštus, ataskaitas, protokolus ir kitus administracinius dokumentus
- Priimti skambučius, nukreipti užklausas ir teikti informaciją darbuotojams bei partneriams
- Tvarkyti kalendorius, planuoti vizitus ir priminti apie svarbius terminus
- Archyvuoti dokumentus ir užtikrinti jų saugumą bei prieinamumą
- Padėti skyriaus vadovui vykdyti kasdienes administracines užduotis
- Koordinuoti biuro reikmenų užsakymą ir palaikyti tvarkingą darbo aplinką
Reikalavimai
Text copied to clipboard!- Aukštesnysis arba aukštasis išsilavinimas administravimo, vadybos ar panašioje srityje
- Ne mažesnė kaip 1 metų administracinio darbo patirtis būtų privalumas
- Puikūs lietuvių kalbos raštu ir žodžiu įgūdžiai
- Geri darbo kompiuteriu įgūdžiai, ypač MS Office programomis
- Gebėjimas planuoti laiką ir efektyviai valdyti kelias užduotis vienu metu
- Kruopštumas, atsakingumas ir dėmesys detalėms
- Mandagus ir profesionalus bendravimas su įvairiomis suinteresuotomis šalimis
- Gebėjimas dirbti su konfidencialia informacija ir laikytis diskretiškumo
Galimi interviu klausimai
Text copied to clipboard!- Kokią administracinio darbo patirtį esate sukaupęs ar sukaupusi?
- Kaip organizuojate savo darbą, kai vienu metu turite kelias skubias užduotis?
- Ar turite patirties rengiant oficialius dokumentus ir posėdžių protokolus?
- Kokiomis biuro programomis naudojatės kasdienėje veikloje?
- Kaip elgiatės situacijose, kai reikia dirbti su konfidencialia informacija?
- Kodėl jus domina skyriaus sekretoriaus pareigos mūsų organizacijoje?
- Kaip užtikrinate tikslumą ir tvarką administruojant dokumentus?
- Ar turite patirties koordinuojant susitikimus ir valdant vadovų kalendorius?
