Text copied to clipboard!
Nosaukums
Text copied to clipboard!Pilsētas domes sekretārs
Apraksts
Text copied to clipboard!
Mēs meklējam Pilsētas domes sekretāru, kurš spēs profesionāli nodrošināt ikdienas administratīvo atbalstu pašvaldības iestādē, koordinēt dokumentu apriti, organizēt sanāksmes un uzturēt efektīvu saziņu starp domes vadību, darbiniekiem, iedzīvotājiem un ārējiem sadarbības partneriem. Šī amata galvenais uzdevums ir palīdzēt nodrošināt sakārtotu, precīzu un savlaicīgu administratīvo procesu norisi, kas ir būtiska kvalitatīvai pašvaldības darba organizācijai un sabiedrības apkalpošanai.
Pilsētas domes sekretārs ir nozīmīga atbalsta persona domes darbā, jo viņš vai viņa pārvalda ienākošo un izejošo korespondenci, sagatavo dokumentus, protokolē sanāksmes, seko termiņiem un palīdz uzturēt kārtību lietvedības procesos. Šajā amatā nepieciešama augsta precizitāte, konfidencialitāte, spēja strādāt ar vairākiem uzdevumiem vienlaikus un prasme pieklājīgi un profesionāli komunicēt ar dažādām iesaistītajām pusēm. Darbs bieži ietver arī apmeklētāju uzņemšanu, telefona zvanu un e-pastu apstrādi, kā arī informācijas nodošanu atbildīgajām struktūrvienībām.
Sekretārs cieši sadarbojas ar domes priekšsēdētāju, deputātiem, nodaļu vadītājiem un citiem administrācijas darbiniekiem, lai nodrošinātu, ka sanāksmes tiek savlaicīgi plānotas, darba kārtības sagatavotas un nepieciešamie materiāli pieejami visām iesaistītajām personām. Tāpat šis speciālists palīdz uzturēt arhīvu, pārrauga dokumentu glabāšanas kārtību un nodrošina, ka informācija tiek apstrādāta atbilstoši normatīvajiem aktiem un iekšējām procedūrām. Būtiska loma ir arī iedzīvotāju apkalpošanā, sniedzot sākotnējo informāciju, novirzot jautājumus atbildīgajiem speciālistiem un palīdzot uzturēt pozitīvu pašvaldības tēlu.
Veiksmīgs kandidāts būs organizēts, atbildīgs un orientēts uz sabiedrisko pakalpojumu kvalitāti. Viņam vai viņai jāspēj saglabāt mieru dinamiskā darba vidē, ievērot termiņus un nodrošināt augstu darba kvalitāti arī paaugstinātas noslodzes apstākļos. Vēlama izpratne par pašvaldības darba principiem, lietvedību un oficiālās saziņas standartiem. Šis amats ir piemērots cilvēkam, kurš novērtē kārtību, precizitāti un iespēju ar savu darbu atbalstīt vietējās pārvaldes efektīvu darbību. Pilsētas domes sekretārs sniedz būtisku ieguldījumu iestādes ikdienas procesos un palīdz nodrošināt, ka pašvaldības darbs norit profesionāli, pārskatāmi un iedzīvotājiem saprotami.
Atbildības
Text copied to clipboard!- Pārvaldīt ienākošo un izejošo korespondenci un dokumentu apriti.
- Sagatavot, noformēt un reģistrēt oficiālos dokumentus un vēstules.
- Organizēt domes sēdes, sanāksmes un citas darba tikšanās.
- Protokolēt sanāksmes un sagatavot protokolu projektus.
- Atbildēt uz telefona zvaniem, e-pastiem un apmeklētāju jautājumiem.
- Uzturēt dokumentu arhīvu un nodrošināt lietvedības kārtību.
- Sekot termiņiem un atgādināt atbildīgajām personām par uzdevumiem.
- Koordinēt informācijas apriti starp nodaļām un vadību.
Prasības
Text copied to clipboard!- Vidējā profesionālā vai augstākā izglītība administrācijā, lietvedībā vai līdzīgā jomā.
- Pieredze sekretāra, biroja administratora vai lietveža amatā.
- Labas latviešu valodas zināšanas mutvārdos un rakstos.
- Prasme strādāt ar biroja programmatūru un dokumentu vadības sistēmām.
- Augsta precizitāte, atbildības sajūta un organizatoriskās spējas.
- Spēja ievērot konfidencialitāti un profesionālās ētikas normas.
- Labas komunikācijas un klientu apkalpošanas prasmes.
- Spēja efektīvi plānot darbu un ievērot termiņus.
Iespējamie intervijas jautājumi
Text copied to clipboard!- Kāda ir jūsu iepriekšējā pieredze administratīvā vai sekretariāta darbā?
- Kāpēc vēlaties strādāt pašvaldības iestādē?
- Kā jūs organizējat savu darbu, ja vienlaikus jāveic vairāki uzdevumi?
- Vai jums ir pieredze dokumentu sagatavošanā un lietvedībā?
- Kā jūs rīkotos situācijā, ja iedzīvotājs ir neapmierināts ar saņemto informāciju?
- Kādas biroja programmas un sistēmas jūs pārvaldāt?
- Vai jums ir pieredze sanāksmju organizēšanā un protokolēšanā?
- Kā jūs nodrošināt konfidenciālas informācijas aizsardzību?
