Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Administrativ Assistent for Administrerende Direktør
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en strukturert og engasjert Administrativ Assistent for Administrerende Direktør som ønsker å bidra til effektiv drift av lederens hverdag. I denne rollen vil du være en sentral støtteperson for administrerende direktør, og sørge for at lederens tid og ressurser brukes på best mulig måte. Du vil håndtere et bredt spekter av administrative oppgaver, inkludert kalenderstyring, møtekoordinering, reiseplanlegging, dokumenthåndtering og kommunikasjon på vegne av direktøren. Rollen krever høy grad av diskresjon, profesjonalitet og evne til å håndtere sensitive opplysninger. Du vil være bindeleddet mellom direktøren og interne samt eksterne samarbeidspartnere, og bidra til at informasjon flyter effektivt. Stillingen innebærer også å forberede presentasjoner, rapporter og møteagendaer, samt å følge opp saker og prosjekter på vegne av direktøren. Du må trives med et høyt tempo, kunne prioritere oppgaver og ha evne til å løse problemer selvstendig. Som administrativ assistent vil du også kunne få ansvar for å arrangere større møter og arrangementer, samt bidra til kontinuerlig forbedring av administrative rutiner. Vi ser etter deg som har gode kommunikasjonsevner, er serviceinnstilt og har et øye for detaljer. Erfaring fra lignende roller er en fordel, men ikke et krav. Du vil få mulighet til å jobbe tett på toppledelsen og få innsikt i strategiske prosesser i virksomheten. Stillingen gir gode muligheter for personlig og faglig utvikling for den rette kandidaten.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere kalender og avtaler for administrerende direktør
- Koordinere og forberede møter, inkludert agenda og referater
- Håndtere innkommende og utgående kommunikasjon
- Planlegge og bestille reiser og overnatting
- Forberede presentasjoner og rapporter
- Følge opp saker og prosjekter på vegne av direktøren
- Sikre god informasjonsflyt mellom direktøren og andre avdelinger
- Arrangere interne og eksterne arrangementer
- Håndtere konfidensiell informasjon med diskresjon
- Bidra til forbedring av administrative rutiner
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon eller lignende
- Erfaring fra administrativ rolle er en fordel
- Gode IT-kunnskaper, spesielt i Office-pakken
- Sterke kommunikasjonsevner på norsk og engelsk
- Evne til å arbeide selvstendig og strukturert
- Høy grad av diskresjon og profesjonalitet
- Serviceinnstilling og løsningsorientert holdning
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Fleksibilitet og tilpasningsdyktighet
- Gode samarbeidsevner
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvorfor ønsker du å jobbe som administrativ assistent for administrerende direktør?
- Hvilke erfaringer har du med kalenderstyring og møtekoordinering?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Kan du gi eksempler på hvordan du har løst utfordrende situasjoner?
- Hvilke IT-verktøy har du erfaring med?
- Hvordan prioriterer du oppgaver i en travel hverdag?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon mellom ulike parter?
- Har du erfaring med å arrangere større møter eller arrangementer?
- Hvordan jobber du med kontinuerlig forbedring av rutiner?
