Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Arrangementkoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og serviceorientert arrangementkoordinator som kan planlegge, organisere og gjennomføre arrangementer fra idéfase til evaluering. I denne rollen vil du ha ansvar for å sikre at alle deler av et arrangement fungerer sømløst, enten det gjelder konferanser, seminarer, messer, interne samlinger, kundearrangementer eller større offentlige begivenheter. Du vil samarbeide tett med leverandører, kunder, interne avdelinger og eksterne samarbeidspartnere for å skape profesjonelle og minneverdige opplevelser.
Som arrangementkoordinator vil du være et sentralt kontaktpunkt gjennom hele prosessen. Du må kunne håndtere flere oppgaver samtidig, holde oversikt over tidsfrister, budsjetter og logistikk, samt raskt finne løsninger når uforutsette situasjoner oppstår. Rollen krever god kommunikasjonsevne, høy gjennomføringsevne og et skarpt øye for detaljer. Du må trives i et miljø med høyt tempo og varierte arbeidsdager, der ingen arrangementer er helt like.
Arbeidsoppgavene inkluderer planlegging av arrangementskalender, booking av lokaler, koordinering av teknisk utstyr, bestilling av catering, oppfølging av deltakerlister og utarbeidelse av kjøreplaner. Du vil også bidra til å sikre at arrangementene følger gjeldende rutiner, sikkerhetskrav og kvalitetsstandarder. I tillegg vil du ha ansvar for kommunikasjon før, under og etter arrangementer, inkludert invitasjoner, praktisk informasjon og evaluering i etterkant.
For å lykkes i stillingen er det viktig at du er løsningsorientert, fleksibel og komfortabel med å ta ansvar. Du bør ha erfaring med administrasjon, prosjektkoordinering eller arrangementsarbeid, og det er en fordel om du kjenner til digitale verktøy for planlegging, påmelding og kommunikasjon. Du må kunne bygge gode relasjoner og representere virksomheten på en profesjonell måte overfor både interne og eksterne interessenter.
Stillingen passer for deg som liker å skape orden i komplekse prosesser og som motiveres av å levere gode opplevelser for andre. Du vil få muligheten til å påvirke arrangementenes kvalitet og bidra til at virksomheten når sine mål gjennom vellykkede møteplasser og profesjonell gjennomføring. Dersom du er detaljorientert, samarbeidsvillig og trives med å ha mange baller i luften, kan dette være en spennende mulighet for deg. Vi ser etter en person som kombinerer planleggingsevne med praktisk gjennomføring, og som ønsker å bidra til effektive, engasjerende og godt organiserte arrangementer.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlegge og koordinere arrangementer fra start til slutt
- Booke lokaler, leverandører og nødvendig teknisk utstyr
- Utarbeide tidsplaner, kjøreplaner og praktisk arrangementslogistikk
- Følge opp deltakere, påmeldinger og kommunikasjon før arrangementer
- Sikre at budsjett, kvalitet og tidsfrister overholdes
- Håndtere praktiske utfordringer og finne raske løsninger under arrangementer
- Samarbeide med interne team og eksterne samarbeidspartnere
- Evaluere arrangementer og foreslå forbedringer til fremtidige gjennomføringer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med arrangementsplanlegging, koordinering eller administrasjon
- Gode organisatoriske evner og sterk sans for detaljer
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig i et hektisk miljø
- Gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner på norsk
- Komfortabel med digitale verktøy for planlegging og oppfølging
- Serviceinnstilt, fleksibel og løsningsorientert
- Evne til å samarbeide godt med ulike interessenter
- Relevant utdanning er en fordel, men ikke et krav
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med planlegging og gjennomføring av arrangementer?
- Hvordan håndterer du uforutsette problemer under et arrangement?
- Hvilke digitale verktøy har du brukt til koordinering og planlegging?
- Hvordan sikrer du at flere oppgaver og tidsfrister følges opp samtidig?
- Hva mener du er viktig for å skape en vellykket arrangementsopplevelse?
- Har du erfaring med budsjettoppfølging og leverandørkontakt?
- Hvordan samarbeider du med interne og eksterne interessenter?
- Hva motiverer deg til å jobbe med arrangementer?
