Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Arrangementskoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og serviceinnstilt arrangementskoordinator som kan planlegge, organisere og gjennomføre arrangementer av høy kvalitet for ulike målgrupper. I denne rollen vil du ha ansvar for å sikre at alle deler av et arrangement fungerer sømløst, fra idéfase og budsjettarbeid til logistikk, leverandøroppfølging og evaluering i etterkant. Stillingen passer for deg som trives med mange parallelle oppgaver, har sterk gjennomføringsevne og liker å samarbeide med både interne og eksterne interessenter.
Som arrangementskoordinator vil du være et sentralt bindeledd mellom kunder, samarbeidspartnere, leverandører, lokaler og interne team. Du må kunne håndtere detaljer uten å miste oversikten over helheten, og du må være komfortabel med å jobbe i et miljø der planer kan endre seg raskt. Rollen krever gode kommunikasjonsevner, høy grad av fleksibilitet og evne til å finne praktiske løsninger under tidspress. Du vil ofte være ansvarlig for å utarbeide kjøreplaner, koordinere bemanning, følge opp bestillinger og sikre at arrangementet leveres i tråd med mål, budsjett og forventninger.
Arbeidsoppgavene kan omfatte alt fra konferanser, seminarer og messer til interne samlinger, kundearrangementer, kulturarrangementer og digitale eller hybride eventer. Du vil bidra til å skape gode deltakeropplevelser gjennom profesjonell planlegging, tydelig kommunikasjon og effektiv oppfølging. Det er viktig at du har forståelse for hvordan detaljer som registrering, teknisk utstyr, servering, transport, sikkerhet og profilering påvirker totalopplevelsen.
Vi ser etter deg som er proaktiv, løsningsorientert og trygg i møte med mennesker. Du bør ha erfaring med koordinering, administrasjon eller arrangementsarbeid, og det er en fordel om du kjenner til verktøy for prosjektstyring, påmelding, budsjettoppfølging og leverandørhåndtering. Du må kunne prioritere godt, holde frister og bevare roen i hektiske perioder. Samtidig er det viktig at du er kreativ nok til å bidra med ideer som kan forbedre arrangementenes kvalitet og effekt.
Hos oss får du muligheten til å jobbe i et dynamisk miljø med varierte oppgaver og stor påvirkning på gjennomføringen av arrangementer. Du vil samarbeide med engasjerte kolleger og få ansvar for prosesser som krever både presisjon, initiativ og god relasjonsbygging. Dersom du motiveres av å skape vellykkede arrangementer, levere gode opplevelser og sikre profesjonell gjennomføring i alle ledd, kan dette være en spennende mulighet for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlegge og koordinere arrangementer fra idé til gjennomføring
- Utarbeide tidsplaner, kjøreplaner og praktiske sjekklister
- Følge opp leverandører, lokaler og eksterne samarbeidspartnere
- Administrere påmeldinger, deltakerkommunikasjon og logistikk
- Overvåke budsjett, kostnader og innkjøp knyttet til arrangementer
- Sikre kvalitet, fremdrift og god gjennomføring på arrangementsdagen
- Koordinere tekniske behov, servering, transport og bemanning
- Evaluere arrangementer i etterkant og foreslå forbedringer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med arrangementsplanlegging, koordinering eller administrasjon
- Gode organisatoriske evner og sterk oppmerksomhet på detaljer
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig under tidspress
- Svært gode kommunikasjonsevner på norsk, både muntlig og skriftlig
- God forståelse for budsjettoppfølging og leverandørkoordinering
- Fleksibilitet til å jobbe utenom ordinær arbeidstid ved behov
- Erfaring med digitale verktøy for planlegging og prosjektoppfølging
- Serviceinnstilt holdning og evne til å bygge gode relasjoner
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med å planlegge og gjennomføre arrangementer?
- Hvordan håndterer du uforutsette endringer under et arrangement?
- Hvilke typer arrangementer har du jobbet med tidligere?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon med leverandører og deltakere?
- Hvilke verktøy bruker du for planlegging, budsjett og oppfølging?
- Hvordan prioriterer du når flere oppgaver må løses samtidig?
- Hva mener du er viktigst for å skape en god deltakeropplevelse?
- Er du komfortabel med fleksibel arbeidstid ved arrangementsgjennomføring?
