Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Avdelingssekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og serviceinnstilt avdelingssekretær som vil spille en sentral rolle i den daglige driften av en klinisk avdeling. Som avdelingssekretær er du ofte det første kontaktpunktet for pasienter, pårørende og helsepersonell, og du bidrar til at administrative prosesser fungerer effektivt, presist og profesjonelt. Rollen krever høy grad av nøyaktighet, gode kommunikasjonsevner og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig i et miljø der tempoet kan være høyt og prioriteringer raskt kan endre seg.
I denne stillingen vil du ha ansvar for et bredt spekter av administrative oppgaver knyttet til pasientforløp, timebestilling, journalhåndtering, registrering og koordinering mellom ulike faggrupper. Du vil samarbeide tett med leger, sykepleiere, annet helsepersonell og ledelse for å sikre god informasjonsflyt og smidige arbeidsprosesser. Det er derfor viktig at du trives med samarbeid, samtidig som du kan arbeide selvstendig og ta ansvar for egne oppgaver.
En avdelingssekretær må være komfortabel med bruk av digitale systemer og ha forståelse for krav til personvern, konfidensialitet og korrekt dokumentasjon. Du vil ofte håndtere sensitiv informasjon, og det er avgjørende at du følger gjeldende rutiner og regelverk. Stillingen passer godt for deg som liker orden, har et øye for detaljer og motiveres av å bidra til en trygg og velfungerende helsetjeneste.
Arbeidshverdagen kan inkludere mottak og registrering av pasienthenvendelser, koordinering av konsultasjoner, oppfølging av ventelister, utsending av brev og innkallinger, samt støtte til avdelingens administrative behov. Du kan også bidra i forbedring av rutiner, kvalitetssikring av dokumentasjon og praktisk tilrettelegging for møter og intern kommunikasjon. Rollen er viktig for å sikre at klinisk personell får nødvendig administrativ støtte, slik at de kan fokusere på pasientbehandling.
Vi ser etter deg som er profesjonell i møte med mennesker, har god arbeidskapasitet og evner å bevare ro og oversikt i travle situasjoner. Du bør være løsningsorientert, fleksibel og opptatt av å levere høy kvalitet i arbeidet ditt. Erfaring fra helsevesenet er en fordel, men det viktigste er at du har relevant administrativ kompetanse, gode digitale ferdigheter og et genuint ønske om å bidra til gode pasientopplevelser og effektiv avdelingsdrift.
Hos en arbeidsgiver innen helsesektoren vil du få en meningsfull rolle med varierte oppgaver og mulighet til å utvikle deg faglig innen medisinsk administrasjon. Du blir en del av et tverrfaglig miljø der samarbeid, respekt og kvalitet står sentralt. Dersom du ønsker en stilling der du kombinerer administrativ presisjon med menneskelig kontakt og samfunnsnyttig arbeid, kan dette være en svært god mulighet for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Motta og registrere pasienthenvendelser på telefon, e-post og i resepsjon
- Bestille, endre og koordinere timer, undersøkelser og konsultasjoner
- Oppdatere og kvalitetssikre pasientjournaler og administrative registre
- Sende ut innkallinger, brev, bekreftelser og annen pasientinformasjon
- Samarbeide med leger, sykepleiere og annet helsepersonell om pasientflyt
- Følge opp ventelister, henvisninger og administrative frister
- Håndtere dokumentasjon i tråd med personvernregler og interne rutiner
- Bidra til generell kontorstøtte, møtekoordinering og arkivering
Krav
Text copied to clipboard!- Fullført videregående opplæring, gjerne innen administrasjon eller helse
- Erfaring fra administrativt arbeid, helst innen helsevesen eller klinikk
- Gode digitale ferdigheter og evne til å lære nye fagsystemer raskt
- Svært god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
- Evne til å arbeide strukturert, nøyaktig og effektivt under tidspress
- God forståelse for konfidensialitet, personvern og korrekt dokumentasjon
- Serviceinnstilt holdning og gode samarbeidsevner
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og prioritere riktig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du erfaring fra administrativt arbeid i helsevesenet eller lignende miljøer?
- Hvilke digitale systemer eller journalsystemer har du arbeidet med tidligere?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet når du håndterer sensitiv informasjon?
- Hvordan prioriterer du oppgaver i en travel arbeidshverdag med mange avbrytelser?
- Hva motiverer deg til å arbeide i en administrativ rolle innen helsesektoren?
- Hvordan vil du beskrive dine samarbeidsevner i tverrfaglige miljøer?
- Har du erfaring med timebestilling, pasientregistrering eller ventelistehåndtering?
- Når kan du tiltre stillingen, og hvilken stillingsprosent ønsker du?
