Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Bysekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig og strukturert assisterende bysekretær til å støtte byens administrative ledelse og bidra til effektiv drift av kommunens daglige virksomhet. Som assisterende bysekretær vil du ha en sentral rolle i å koordinere møter, forberede saksdokumenter, følge opp politiske vedtak og sikre at kommunens administrative prosesser fungerer sømløst. Stillingen krever høy grad av diskresjon, nøyaktighet og evne til å håndtere komplekse administrative oppgaver i et hektisk miljø.
Assisterende bysekretær fungerer som en viktig bindeledd mellom byens politiske ledelse, administrasjon og innbyggere. Du vil samarbeide tett med bysekretæren, ordføreren, kommunedirektøren og andre nøkkelpersoner i kommunen. Arbeidsoppgavene inkluderer blant annet å forberede og følge opp møter i bystyret og ulike utvalg, utarbeide referater, håndtere innsynsbegjæringer og sørge for at saksbehandlingen skjer i henhold til gjeldende lover og regler.
Vi ser etter en person med sterk forståelse for offentlig forvaltning, gode kommunikasjonsevner og evne til å arbeide selvstendig så vel som i team. Du må være komfortabel med å håndtere sensitiv informasjon og ha høy integritet. Erfaring fra offentlig sektor, gjerne fra en kommune eller fylkeskommune, er en fordel.
Stillingen gir en unik mulighet til å bidra til utviklingen av lokaldemokratiet og sikre at beslutningsprosesser skjer på en transparent og effektiv måte. Dersom du har et sterkt engasjement for offentlig administrasjon og ønsker å være med på å forme fremtidens kommune, oppfordrer vi deg til å søke.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere og forberede møter i bystyret og kommunale utvalg
- Utarbeide og distribuere møteinnkallinger og referater
- Følge opp politiske vedtak og sikre gjennomføring
- Håndtere innsynsbegjæringer i henhold til offentlighetsloven
- Sikre korrekt og effektiv saksbehandling
- Bistå bysekretæren i administrative oppgaver
- Oppdatere og vedlikeholde kommunens dokumentarkiv
- Kommunisere med politikere, ansatte og innbyggere
- Bidra til utvikling av rutiner og prosesser
- Sørge for etterlevelse av lover og forskrifter
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant høyere utdanning innen administrasjon, juss eller statsvitenskap
- Erfaring fra offentlig forvaltning er en fordel
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
- Kjennskap til offentlighetsloven og forvaltningsloven
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Høy integritet og evne til å håndtere sensitiv informasjon
- Gode IT-kunnskaper, særlig innen dokumenthåndteringssystemer
- Fleksibilitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Gode samarbeidsevner og serviceinnstilling
- Nøyaktighet og oppmerksomhet på detaljer
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å jobbe i offentlig sektor?
- Har du erfaring med møteforberedelser og referatskriving?
- Hvordan håndterer du sensitive eller konfidensielle opplysninger?
- Kan du beskrive din erfaring med saksbehandling?
- Hvilke IT-verktøy har du erfaring med i administrativt arbeid?
- Hvordan prioriterer du oppgaver i en hektisk hverdag?
- Har du kjennskap til offentlighetsloven og forvaltningsloven?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i dokumentasjon og arkivering?
- Beskriv en situasjon der du måtte samarbeide med ulike interessenter.
- Hva er din erfaring med politisk styrte organisasjoner?
