Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentforvaltningsansvarlig
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en strukturert og detaljorientert dokumentforvaltningsansvarlig som skal ha hovedansvaret for å utvikle, implementere og vedlikeholde effektive systemer for dokumenthåndtering i vår organisasjon. Rollen krever en person med sterk forståelse for informasjonsforvaltning, arkivsystemer og gjeldende lover og forskrifter knyttet til dokumentasjon og personvern.
Som dokumentforvaltningsansvarlig vil du være en nøkkelperson i å sikre at all dokumentasjon håndteres i henhold til interne retningslinjer og eksterne krav. Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger for å sikre at dokumentflyten er effektiv, sikker og tilgjengelig. Du vil også ha ansvar for opplæring av ansatte i bruk av dokumenthåndteringssystemer og bidra til kontinuerlig forbedring av prosesser.
Stillingen krever høy grad av integritet, nøyaktighet og evne til å arbeide selvstendig. Du må ha god teknologisk forståelse og være komfortabel med digitale verktøy og systemer. Erfaring med elektroniske arkivsystemer (som Public 360, ePhorte eller tilsvarende) er en stor fordel.
Vi tilbyr en spennende og viktig rolle i en organisasjon med høyt fokus på kvalitet og etterlevelse. Du vil få muligheten til å påvirke hvordan informasjon forvaltes og bidra til en mer effektiv og transparent organisasjon.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Utvikle og vedlikeholde dokumenthåndteringssystemer
- Sikre etterlevelse av lover og forskrifter knyttet til dokumentforvaltning
- Opplæring av ansatte i dokumenthåndteringsrutiner
- Samarbeide med ulike avdelinger for å forbedre dokumentflyt
- Overvåke og evaluere dokumentasjonsprosesser
- Administrere tilgang og sikkerhet for dokumenter
- Delta i revisjoner og internkontroller
- Oppdatere og vedlikeholde arkivplaner og rutiner
- Digitalisere og arkivere fysiske dokumenter
- Rapportere avvik og forbedringsforslag til ledelsen
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant høyere utdanning innen arkiv, dokumentasjonsforvaltning eller lignende
- Erfaring med elektroniske arkiv- og dokumenthåndteringssystemer
- God kjennskap til arkivloven og personvernlovgivning (GDPR)
- Sterke organisatoriske ferdigheter og høy grad av nøyaktighet
- Evne til å arbeide selvstendig og i team
- Gode kommunikasjonsevner, både muntlig og skriftlig
- Erfaring med opplæring og brukerstøtte
- Teknologisk kompetent og komfortabel med digitale verktøy
- Evne til å håndtere konfidensiell informasjon på en sikker måte
- Fordel med erfaring fra offentlig sektor eller større organisasjoner
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumenthåndteringssystemer?
- Hvordan sikrer du etterlevelse av arkiv- og personvernlovgivning?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en dokumentasjonsprosess?
- Hvordan håndterer du sensitiv eller konfidensiell informasjon?
- Hvilke digitale verktøy har du erfaring med i dokumentforvaltning?
- Hvordan tilnærmer du deg opplæring av ansatte i nye systemer?
- Har du erfaring med revisjoner eller internkontroller?
- Hvordan prioriterer du oppgaver i en travel hverdag?
- Hva motiverer deg i rollen som dokumentforvaltningsansvarlig?
- Hvordan holder du deg oppdatert på regelverk og beste praksis?
