Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentforvaltningsspesialist
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en Dokumentforvaltningsspesialist som kan ta ansvar for å utvikle, vedlikeholde og forbedre virksomhetens rutiner for dokumenthåndtering, arkivering, versjonskontroll og informasjonsstyring. I denne rollen vil du være en sentral ressurs for å sikre at dokumenter opprettes, lagres, klassifiseres, deles og arkiveres i tråd med interne retningslinjer, lovpålagte krav og beste praksis. Stillingen passer for deg som er strukturert, detaljorientert og komfortabel med å arbeide i skjæringspunktet mellom administrasjon, teknologi, kvalitetssikring og etterlevelse.
Som Dokumentforvaltningsspesialist vil du samarbeide tett med ulike avdelinger for å forstå deres behov knyttet til dokumentflyt og informasjonsforvaltning. Du vil bidra til å etablere standarder for dokumentstruktur, metadata, tilgangsstyring og oppbevaringsrutiner, samt sikre at ansatte får nødvendig opplæring i bruk av dokumentstyringssystemer. Rollen innebærer også å identifisere forbedringsområder, redusere risiko knyttet til feil lagring eller manglende sporbarhet, og støtte virksomheten i revisjoner og interne kontroller.
Du vil ha en viktig funksjon i å sikre at sensitiv og forretningskritisk informasjon behandles korrekt og sikkert. Dette inkluderer oppfølging av dokumentlivssyklusen fra opprettelse til arkivering eller sletting, samt kontroll av at dokumenter er oppdaterte, lett tilgjengelige for autoriserte brukere og beskyttet mot uautorisert tilgang. Erfaring med digitale arkivløsninger, dokumentstyringssystemer og relevante regelverk vil være en stor fordel.
Vi ser etter en kandidat som kombinerer analytiske evner med praktisk gjennomføringsevne. Du må kunne arbeide selvstendig, men også være en god samarbeidspartner som kan kommunisere tydelig med både ledelse, fagpersoner og administrative team. Evnen til å håndtere flere oppgaver samtidig, prioritere effektivt og opprettholde høy kvalitet i leveransene er avgjørende.
Hos oss vil du få muligheten til å påvirke hvordan organisasjonen arbeider med dokumentasjon og informasjonsflyt på tvers av funksjoner. Du vil bidra til økt effektivitet, bedre etterlevelse og mer pålitelig tilgang til viktig informasjon. Dersom du motiveres av orden, kvalitet, prosessforbedring og sikker håndtering av dokumenter, kan dette være en svært spennende mulighet for deg. Vi ønsker en person som ser verdien av gode systemer, tydelige rutiner og kontinuerlig forbedring, og som vil være med på å styrke virksomhetens dokumentforvaltning på en bærekraftig og fremtidsrettet måte.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere og vedlikeholde virksomhetens dokumentstyringssystemer og arkivløsninger.
- Sikre korrekt klassifisering, navngivning, versjonskontroll og lagring av dokumenter.
- Utarbeide og oppdatere retningslinjer, prosedyrer og standarder for dokumentforvaltning.
- Overvåke etterlevelse av interne krav og eksterne regelverk knyttet til dokumenthåndtering.
- Støtte ansatte med opplæring og veiledning i bruk av dokument- og arkivsystemer.
- Gjennomføre kvalitetskontroller og revisjoner av dokumentasjon og arkiver.
- Samarbeide med IT og andre avdelinger om forbedring av arbeidsflyt og tilgangsstyring.
- Bidra til digitalisering, effektivisering og kontinuerlig forbedring av dokumentprosesser.
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon, arkiv, informasjonsforvaltning eller lignende område.
- Erfaring med dokumentstyringssystemer, elektronisk arkiv eller informasjonsforvaltning.
- God forståelse for strukturert dokumenthåndtering, metadata og versjonskontroll.
- Kjennskap til personvern, sikker informasjonshåndtering og relevante regelverk.
- Svært gode organisatoriske ferdigheter og høy grad av nøyaktighet.
- Evne til å arbeide selvstendig og håndtere flere oppgaver samtidig.
- Gode kommunikasjonsevner på norsk, både skriftlig og muntlig.
- Erfaring med prosessforbedring og opplæring av brukere er en fordel.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumentstyringssystemer eller elektroniske arkivløsninger?
- Hvordan sikrer du kvalitet og nøyaktighet i dokumenthåndtering?
- Har du arbeidet med retningslinjer for arkivering, tilgangsstyring eller versjonskontroll?
- Hvordan håndterer du sensitiv informasjon og krav til konfidensialitet?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en dokumentprosess?
- Hvilke verktøy og systemer har du brukt for dokumentforvaltning?
- Hvordan prioriterer du når flere avdelinger har samtidige behov?
- Har du erfaring med opplæring eller brukerstøtte innen dokumenthåndtering?
