Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumenthåndteringsspesialist
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en detaljorientert og organisert Dokumenthåndteringsspesialist for å administrere og vedlikeholde vår dokumentasjonsprosess. I denne rollen vil du være ansvarlig for å sikre at alle dokumenter er riktig lagret, tilgjengelige og i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger for å optimalisere dokumenthåndteringssystemer og sikre effektiv informasjonsflyt.
Som Dokumenthåndteringsspesialist vil du utvikle og implementere prosedyrer for dokumentkontroll, sikre at alle filer er korrekt kategorisert og lett tilgjengelige for autoriserte brukere. Du vil også være ansvarlig for å oppdatere og vedlikeholde dokumenter, samt sikre at gamle eller utdaterte filer blir arkivert eller slettet i henhold til bedriftens retningslinjer.
Videre vil du jobbe med å forbedre dokumenthåndteringssystemer ved å foreslå og implementere nye teknologiske løsninger. Du vil også gi opplæring til ansatte om beste praksis for dokumenthåndtering og sikre at alle følger etablerte prosedyrer.
For å lykkes i denne rollen bør du ha erfaring med dokumenthåndteringssystemer, være detaljorientert og ha gode organisatoriske ferdigheter. Du bør også ha en god forståelse av relevante lover og forskrifter knyttet til dokumenthåndtering og databeskyttelse.
Hvis du er en strukturert og analytisk person med en lidenskap for organisering og effektivitet, vil vi gjerne høre fra deg!
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere og vedlikeholde dokumenthåndteringssystemer.
- Sikre at alle dokumenter er riktig lagret og tilgjengelige.
- Utvikle og implementere prosedyrer for dokumentkontroll.
- Samarbeide med ulike avdelinger for å optimalisere dokumenthåndtering.
- Sikre samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer.
- Gi opplæring til ansatte om dokumenthåndteringsprosedyrer.
- Overvåke og forbedre dokumenthåndteringsprosesser.
- Arkivere eller slette utdaterte dokumenter i henhold til retningslinjer.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med dokumenthåndteringssystemer.
- Sterke organisatoriske ferdigheter og oppmerksomhet på detaljer.
- Forståelse av relevante lover og forskrifter.
- Gode kommunikasjonsferdigheter, både skriftlig og muntlig.
- Evne til å jobbe selvstendig og i team.
- Erfaring med digitale arkiveringssystemer.
- Kunnskap om datasikkerhet og personvernregler.
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Kan du beskrive din erfaring med dokumenthåndteringssystemer?
- Hvordan sikrer du at dokumenter er riktig organisert og tilgjengelige?
- Har du erfaring med å utvikle og implementere dokumentkontrollprosedyrer?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Kan du gi et eksempel på en utfordring du har møtt innen dokumenthåndtering og hvordan du løste den?
- Hvilke verktøy eller programvare har du brukt for dokumenthåndtering?
- Hvordan holder du deg oppdatert på lover og forskrifter knyttet til dokumenthåndtering?
- Hvordan ville du håndtere en situasjon der en ansatt ikke følger dokumenthåndteringsprosedyrer?
