Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Eksekutivkoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en Eksekutivkoordinator som skal støtte ledelsen i å sikre effektiv drift og koordinering av administrative oppgaver. Rollen innebærer å være en sentral støtte for ledende ansatte, håndtere kommunikasjon, planlegging og organisering av møter, samt følge opp prosjekter og tidsfrister. Du vil være ansvarlig for å administrere kalenderen til ledelsen, forberede rapporter og presentasjoner, og sikre at informasjon flyter effektivt mellom ulike avdelinger. Stillingen krever høy grad av diskresjon, organisatoriske ferdigheter og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Som Eksekutivkoordinator vil du være en nøkkelperson i organisasjonen, som bidrar til å optimalisere arbeidsprosesser og støtte ledelsens strategiske mål. Vi ser etter en person med gode kommunikasjonsferdigheter, proaktiv arbeidsstil og evne til å jobbe selvstendig i et dynamisk miljø. Erfaring med administrativ støtte og prosjektkoordinering er en fordel, samt god kunnskap om relevante IT-verktøy. Stillingen gir mulighet for personlig og faglig utvikling i en spennende og utfordrende rolle.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere og koordinere lederens kalender og møter.
- Forberede og distribuere møtereferater og rapporter.
- Håndtere intern og ekstern kommunikasjon på vegne av ledelsen.
- Organisere reiser og arrangementer for ledelsen.
- Følge opp prosjekter og sikre at tidsfrister overholdes.
- Sikre effektiv informasjonsflyt mellom avdelinger.
- Bistå i utarbeidelse av presentasjoner og dokumenter.
- Opprettholde konfidensialitet og diskresjon i alle oppgaver.
- Identifisere forbedringsmuligheter i administrative prosesser.
- Samarbeide tett med andre støttefunksjoner i organisasjonen.
Krav
Text copied to clipboard!- Minimum 3 års erfaring som koordinator eller administrativ støtte.
- Gode organisatoriske og planleggingsferdigheter.
- Sterke skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk.
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig under tidspress.
- Høy grad av selvstendighet og initiativ.
- God kunnskap om Microsoft Office og andre relevante IT-verktøy.
- Erfaring med møte- og reiseplanlegging.
- Diskresjon og evne til å håndtere konfidensiell informasjon.
- Fleksibilitet og tilpasningsevne i en dynamisk arbeidshverdag.
- Utdanning innen administrasjon, ledelse eller tilsvarende er en fordel.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du konflikter i en hektisk arbeidshverdag?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har flere tidsfrister samtidig?
- Hvilke IT-verktøy er du mest komfortabel med å bruke i arbeidshverdagen?
- Hvordan sikrer du konfidensialitet i ditt arbeid?
- Kan du beskrive din erfaring med møte- og reiseplanlegging?
- Hvordan kommuniserer du effektivt med ulike avdelinger?
- Hva motiverer deg i rollen som koordinator?
