Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Enhetskoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og samarbeidsorientert enhetskoordinator som kan bidra til effektiv drift, god informasjonsflyt og høy kvalitet i administrative prosesser. I denne rollen vil du være et sentralt bindeledd mellom ledelse, ansatte, samarbeidspartnere og eventuelt brukere eller kunder, og du vil ha ansvar for å sikre at enhetens daglige aktiviteter planlegges, følges opp og gjennomføres på en ryddig og profesjonell måte. Stillingen passer for deg som trives med koordinering, har god oversikt, og evner å håndtere flere oppgaver samtidig uten å miste fokus på detaljer eller service.
Som enhetskoordinator vil du støtte enhetens ledelse i administrative og organisatoriske oppgaver, inkludert møteplanlegging, dokumenthåndtering, rapportering, ressurskoordinering og intern kommunikasjon. Du vil ofte være den som sørger for at informasjon når frem til riktige personer til riktig tid, og at rutiner og prosesser følges i tråd med interne krav og mål. Rollen krever at du er proaktiv, løsningsorientert og komfortabel med å ta ansvar for oppgaver som spenner fra praktisk tilrettelegging til mer kompleks koordinering på tvers av funksjoner.
En viktig del av arbeidet innebærer å bidra til forbedring av arbeidsflyt og administrative rutiner. Du vil kunne identifisere flaskehalser, foreslå tiltak og bistå i implementering av mer effektive prosesser. Det er derfor en fordel om du har erfaring med planleggingsverktøy, digitale systemer og generell kontorstøtte. Du må også kunne kommunisere tydelig både skriftlig og muntlig, og bygge gode relasjoner med ulike interessenter.
Vi ser etter en person som arbeider selvstendig, men som også er en lagspiller med høy grad av serviceinnstilling. Du bør være komfortabel med å prioritere i en travel hverdag, håndtere konfidensiell informasjon med diskresjon og bidra til et positivt arbeidsmiljø. Erfaring fra administrasjon, koordinering eller støttefunksjoner vil være nyttig, og det samme gjelder forståelse for hvordan en enhet fungerer operativt og organisatorisk.
Hos oss får du en variert rolle med stor kontaktflate og mulighet til å påvirke hvordan enheten arbeider i praksis. Du vil få innsikt i mange deler av virksomheten og spille en viktig rolle i å skape struktur, fremdrift og kvalitet. Dersom du motiveres av å holde oversikt, støtte andre og sikre at ting fungerer sømløst i hverdagen, kan dette være en svært spennende mulighet for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere daglige administrative oppgaver og sikre effektiv drift i enheten
- Planlegge møter, utarbeide agendaer og følge opp referater og tiltak
- Håndtere dokumentasjon, arkivering og oppdatering av interne systemer
- Være kontaktpunkt for ansatte, ledelse og eksterne samarbeidspartnere
- Følge opp tidsfrister, rapportering og praktisk ressursplanlegging
- Bidra til forbedring av rutiner, arbeidsflyt og interne prosesser
- Støtte ledelsen med administrative analyser og statusoversikter
- Sikre god intern kommunikasjon og informasjonsdeling i enheten
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant erfaring fra administrasjon, koordinering eller kontorstøtte
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
- Evne til å arbeide strukturert og håndtere flere oppgaver samtidig
- Erfaring med digitale verktøy som Office-pakken og administrative systemer
- Gode samarbeidsevner og profesjonell serviceinnstilling
- Evne til å arbeide selvstendig og ta initiativ i en travel hverdag
- Nøyaktighet og høy grad av pålitelighet i oppgaveløsningen
- Forståelse for konfidensialitet og korrekt håndtering av sensitiv informasjon
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å søke stillingen som enhetskoordinator?
- Hvilken erfaring har du med koordinering av administrative prosesser?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når flere frister kolliderer?
- Hvilke digitale verktøy har du brukt i tidligere administrative roller?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon mellom ulike interessenter?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en rutine eller prosess?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon i arbeidshverdagen?
- Hva mener du er de viktigste egenskapene for å lykkes i denne rollen?
