Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Kontorsekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig og strukturert kontorsekretær til å styrke vårt team. Som kontorsekretær vil du være en sentral ressurs for å sikre effektiv drift av kontoret og støtte ledelsen og de ansatte i deres daglige arbeidsoppgaver. Du vil ha ansvar for å håndtere korrespondanse, organisere møter, arkivere dokumenter og bidra til et godt arbeidsmiljø. Rollen krever gode kommunikasjonsevner, evne til å prioritere oppgaver og en serviceinnstilt holdning. Du vil være bindeleddet mellom ulike avdelinger og sørge for at informasjon flyter effektivt. Arbeidsoppgavene inkluderer også å ta imot besøkende, svare på telefoner og e-poster, samt bestille kontorrekvisita og annet nødvendig utstyr. Du må kunne håndtere konfidensiell informasjon med diskresjon og ha god forståelse for rutiner og prosedyrer. Erfaring med bruk av kontorstøttesystemer og digitale verktøy er en fordel. Vi tilbyr et inkluderende arbeidsmiljø, gode utviklingsmuligheter og konkurransedyktige betingelser. Stillingen passer for deg som trives med varierte oppgaver, liker å jobbe strukturert og ønsker å bidra til et positivt og profesjonelt arbeidsmiljø. Hvis du er en person som tar initiativ, er løsningsorientert og har øye for detaljer, vil vi gjerne høre fra deg. Bli med oss og vær en viktig del av vår organisasjon!
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere innkommende og utgående korrespondanse
- Organisere og koordinere møter og avtaler
- Arkivere og vedlikeholde dokumenter og filer
- Ta imot besøkende og besvare telefonhenvendelser
- Bestille kontorrekvisita og administrere lager
- Assistere ledelsen med administrative oppgaver
- Sikre at kontorrutiner følges
- Bidra til et positivt arbeidsmiljø
- Oppdatere interne systemer og registre
- Håndtere konfidensiell informasjon med diskresjon
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra lignende stilling er en fordel
- Gode kommunikasjonsevner, både muntlig og skriftlig
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Behersker relevante IT-verktøy og kontorstøttesystemer
- Serviceinnstilt og løsningsorientert
- God organisasjonsevne og evne til å prioritere
- Fleksibel og tilpasningsdyktig
- Diskret og pålitelig
- Gode samarbeidsevner
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvorfor ønsker du å jobbe som kontorsekretær?
- Hvilken erfaring har du med administrative oppgaver?
- Hvordan håndterer du stressende situasjoner?
- Kan du gi eksempler på hvordan du har bidratt til et positivt arbeidsmiljø?
- Hvilke IT-verktøy har du erfaring med?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når det er mye å gjøre?
- Har du erfaring med å håndtere konfidensiell informasjon?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon mellom avdelinger?
- Hva motiverer deg i en sekretærrolle?
- Hvordan håndterer du uforutsette utfordringer på arbeidsplassen?
