Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Mottakskontorist
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker etter en dyktig mottakskontorist som skal være det første kontaktpunktet for besøkende og håndtere all innkommende post og kommunikasjon på en profesjonell og effektiv måte. Som mottakskontorist vil du ha en sentral rolle i å sikre en god og imøtekommende opplevelse for både interne og eksterne parter. Du vil håndtere telefonhenvendelser, registrere besøkende, sortere og distribuere post, samt utføre diverse administrative oppgaver som støtter organisasjonens daglige drift. Stillingen krever god kommunikasjonsevne, serviceinnstilling og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig i et hektisk miljø. Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger for å sikre at informasjon og dokumenter flyter effektivt gjennom organisasjonen. Vi ser etter en person med strukturert arbeidsmetodikk, høy grad av pålitelighet og diskresjon, samt gode IT-kunnskaper. Erfaring fra lignende stilling er en fordel, men ikke et krav. Vi tilbyr et godt arbeidsmiljø med muligheter for personlig utvikling og kompetanseheving.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Motta og registrere besøkende på en profesjonell måte.
- Håndtere innkommende telefoner og videresende samtaler.
- Sortere, registrere og distribuere post og pakker internt.
- Utføre administrative oppgaver som arkivering og dokumenthåndtering.
- Sikre at resepsjonsområdet er ryddig og representativt.
- Samarbeide med andre avdelinger for effektiv informasjonsflyt.
- Oppdatere og vedlikeholde besøkslister og adgangskontroll.
- Håndtere bestillinger av kontorrekvisita.
- Bidra til et godt arbeidsmiljø gjennom positiv service.
- Følge opp sikkerhetsrutiner og prosedyrer.
Krav
Text copied to clipboard!- Gode kommunikasjonsevner på norsk, både muntlig og skriftlig.
- Erfaring med kundebehandling eller resepsjonsarbeid.
- Beherske vanlige IT-verktøy som e-post, kalender og kontorprogramvare.
- Evne til å arbeide selvstendig og strukturert.
- Serviceinnstilt og imøtekommende holdning.
- God organisasjonsevne og multitasking-ferdigheter.
- Diskresjon og pålitelighet i håndtering av sensitiv informasjon.
- Fleksibilitet til å håndtere varierte oppgaver.
- Grunnleggende kunnskap om sikkerhetsrutiner.
- Evne til å arbeide i et hektisk miljø.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du stressende situasjoner med mange besøkende?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har ytt god kundeservice?
- Hvordan organiserer du arbeidsoppgaver når du har flere ting samtidig?
- Hvilke IT-verktøy har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du konfidensialitet i ditt arbeid?
- Hva motiverer deg i en mottakskontoriststilling?
- Hvordan vil du bidra til et godt arbeidsmiljø?
- Har du erfaring med adgangskontrollsystemer?
- Hvordan håndterer du en vanskelig eller misfornøyd besøkende?
- Er du komfortabel med å håndtere telefonhenvendelser?
