Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Møtekoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker etter en dyktig møtekoordinator som kan sikre at alle møter planlegges og gjennomføres på en effektiv og profesjonell måte. Som møtekoordinator vil du være ansvarlig for å organisere møter, inkludert å finne passende tidspunkt, reservere møterom, sende ut invitasjoner, og sørge for at nødvendige ressurser og utstyr er tilgjengelig. Du vil også følge opp med deltakerne for å bekrefte deltakelse og håndtere eventuelle endringer eller avlysninger. I tillegg vil du dokumentere møtene ved å ta referater og distribuere disse til relevante parter. Vi ser etter en person med gode organisatoriske ferdigheter, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig, og som trives med å samarbeide med ulike avdelinger og personer. Erfaring med kalenderstyring og bruk av digitale verktøy for møteplanlegging er en fordel. Stillingen krever også god kommunikasjonsevne, både skriftlig og muntlig, samt en proaktiv holdning for å sikre at møter gjennomføres uten problemer. Som møtekoordinator vil du spille en sentral rolle i å støtte organisasjonens daglige drift og bidra til effektiv kommunikasjon og samarbeid internt.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlegge og koordinere møter for ulike avdelinger.
- Reservere møterom og nødvendig utstyr.
- Sende ut møteinnkallinger og følge opp deltakere.
- Forberede og distribuere møteagendaer.
- Ta referater under møter og distribuere disse.
- Håndtere endringer og avlysninger av møter.
- Sikre at møter gjennomføres innenfor tidsrammer.
- Samarbeide med ledelse og ansatte for å forstå møtebehov.
- Bruke digitale verktøy for kalenderstyring og møteplanlegging.
- Opprettholde oversikt over kommende møter og arrangementer.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med møtekoordinering eller administrativ støtte.
- Gode organisatoriske ferdigheter.
- Beherske digitale kalender- og møteverktøy (f.eks. Outlook, Teams).
- Sterke kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig.
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.
- Nøyaktig og detaljorientert.
- Proaktiv og løsningsorientert.
- Evne til å samarbeide med ulike nivåer i organisasjonen.
- God tidshåndtering og evne til å prioritere.
- Beherske norsk og engelsk, skriftlig og muntlig.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du en situasjon der et møte må flyttes på kort varsel?
- Hvilke digitale verktøy har du erfaring med for møteplanlegging?
- Hvordan sikrer du at alle nødvendige deltakere får møteinnkalling i tide?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har håndtert en utfordrende møtekoordinering?
- Hvordan prioriterer du når du har flere møter å organisere samtidig?
- Hvordan dokumenterer og følger du opp etter et møte?
- Hva gjør du for å sikre at møterom og utstyr er tilgjengelig ved behov?
- Hvordan kommuniserer du med deltakere som ikke svarer på møteinnkallinger?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon i forbindelse med møter?
- Hvordan holder du deg oppdatert på beste praksis innen møtekoordinering?
