Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Resepsjonsassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker etter en resepsjonsassistent som skal være det første kontaktpunktet for våre besøkende og kunder. Som resepsjonsassistent vil du ha en sentral rolle i å skape et positivt førsteinntrykk av vår virksomhet. Du vil håndtere telefonhenvendelser, besvare e-post, registrere besøkende, og koordinere møterom og avtaler. Det er viktig at du har gode kommunikasjonsferdigheter og evnen til å håndtere flere oppgaver samtidig i et hektisk miljø. Du vil også bistå med administrative oppgaver som arkivering, posthåndtering og oppdatering av databaser. Stillingen krever en serviceinnstilt holdning, pålitelighet og evne til å arbeide selvstendig samt i team. Vi tilbyr et trivelig arbeidsmiljø med muligheter for personlig og faglig utvikling. Hvis du er strukturert, imøtekommende og har interesse for kundeservice, ønsker vi å høre fra deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Motta og ønske besøkende velkommen på en profesjonell måte.
- Besvare telefoner og videresende samtaler til riktig avdeling.
- Håndtere innkommende og utgående post og e-post.
- Administrere kalender og møtebooking for ansatte.
- Oppdatere og vedlikeholde kundedatabaser og registre.
- Sikre at resepsjonsområdet er ryddig og innbydende.
- Bistå med administrative oppgaver som arkivering og dokumenthåndtering.
- Koordinere møterom og fasiliteter for møter og arrangementer.
- Håndtere enkle regnskapsoppgaver som fakturering og utlegg.
- Samarbeide med andre avdelinger for å sikre god intern kommunikasjon.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra lignende stilling innen kundeservice eller administrasjon.
- Gode kommunikasjonsevner på norsk, både muntlig og skriftlig.
- Beherske bruk av dataverktøy som Microsoft Office og e-postsystemer.
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og prioritere effektivt.
- Serviceinnstilt og profesjonell opptreden overfor kunder og kolleger.
- God organisasjonsevne og nøyaktighet i arbeidet.
- Fleksibilitet og evne til å tilpasse seg endringer.
- Evne til å arbeide selvstendig og i team.
- Grunnleggende kjennskap til regnskapsrutiner er en fordel.
- Høy grad av pålitelighet og diskresjon.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du stressende situasjoner i resepsjonen?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har løst en vanskelig kundehenvendelse?
- Hvilke dataprogrammer er du komfortabel med å bruke?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange ting å gjøre samtidig?
- Hva motiverer deg i en resepsjonsrolle?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon med kolleger og ledelse?
- Har du erfaring med møtebooking og kalenderstyring?
- Hvordan vil du beskrive din serviceinnstilling?
- Kan du arbeide fleksible arbeidstider ved behov?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
