Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Resepsjonskoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker etter en dyktig resepsjonskoordinator som skal være ansvarlig for å administrere og koordinere alle resepsjonsrelaterte oppgaver i vår organisasjon. Rollen innebærer å være det første kontaktpunktet for besøkende, håndtere telefonhenvendelser, samt sørge for effektiv administrasjon av møterom og posthåndtering. Som resepsjonskoordinator vil du også samarbeide tett med ulike avdelinger for å sikre en smidig daglig drift og bidra til et profesjonelt og imøtekommende arbeidsmiljø. Vi ser etter en person med gode kommunikasjonsferdigheter, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig, og som trives i en rolle med mye kontakt med mennesker. Stillingen krever også at du er strukturert, pålitelig og har god kjennskap til kontoradministrative verktøy. Du vil spille en sentral rolle i å representere organisasjonen på en positiv måte, og bidra til at både ansatte og besøkende får en god opplevelse. Hvis du er serviceinnstilt, løsningsorientert og ønsker å være en viktig del av vårt team, oppfordrer vi deg til å søke.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere daglig drift av resepsjonen og være første kontaktpunkt for besøkende.
- Besvare og dirigere telefonhenvendelser på en profesjonell måte.
- Administrere møteromsreservasjoner og koordinere møter.
- Motta og distribuere post og pakker internt i organisasjonen.
- Samarbeide med ulike avdelinger for å sikre effektiv kommunikasjon og koordinering.
- Oppdatere og vedlikeholde resepsjonsrelaterte systemer og databaser.
- Håndtere administrative oppgaver som arkivering og dokumenthåndtering.
- Sikre at resepsjonsområdet er ryddig og innbydende til enhver tid.
- Assistere med planlegging og gjennomføring av interne arrangementer.
- Håndtere bestillinger av kontorrekvisita og følge opp leverandører.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra lignende rolle innen administrasjon eller kundeservice.
- Gode kommunikasjonsevner på norsk, både muntlig og skriftlig.
- Beherske bruk av Microsoft Office og andre relevante kontorverktøy.
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og prioritere effektivt.
- Serviceinnstilt og profesjonell i møte med kunder og kollegaer.
- God organisasjonsevne og sans for detaljer.
- Fleksibel og løsningsorientert med positiv innstilling.
- Evne til å arbeide selvstendig og i team.
- Tidligere erfaring med kalender- og møteadministrasjon er en fordel.
- Høy grad av pålitelighet og diskresjon.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du stressende situasjoner i en resepsjonsrolle?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange ting å gjøre samtidig?
- Hva motiverer deg i en koordineringsrolle?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon med ulike avdelinger?
- Kan du beskrive din erfaring med kundebehandling?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Hva slags IT-verktøy er du komfortabel med å bruke i en administrativ rolle?
- Hvordan vil du bidra til et positivt arbeidsmiljø?
- Har du erfaring med å organisere møter eller arrangementer?
