Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Sekretariatsleder
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en erfaren og strukturert Sekretariatsleder som kan lede og videreutvikle sekretariatets arbeid i en kompleks og samfunnsviktig organisasjon. Rollen passer for en person som kombinerer sterk administrativ kompetanse med gode lederegenskaper, høy gjennomføringsevne og evne til å bygge tillit på tvers av fagmiljøer, ledelse og eksterne interessenter. Som Sekretariatsleder vil du ha det overordnede ansvaret for å sikre effektive arbeidsprosesser, god møteforberedelse, presis saksbehandling og profesjonell oppfølging av beslutninger, styringsdokumenter og interne prioriteringer.
I denne stillingen vil du fungere som et sentralt bindeledd mellom ledelsen, styret, komiteer, arbeidsgrupper og øvrige administrative funksjoner. Du vil bidra til at organisasjonen arbeider strukturert, transparent og i tråd med gjeldende regelverk, vedtekter og strategiske mål. Rollen krever at du kan håndtere flere parallelle prosesser samtidig, prioritere riktig under tidspress og sikre høy kvalitet i både skriftlig og muntlig kommunikasjon. Du må være komfortabel med å gi råd til ledere, koordinere komplekse beslutningsløp og sørge for at sekretariatet leverer tjenester som støtter organisasjonens overordnede oppdrag.
Sekretariatslederen har ofte ansvar for planlegging og gjennomføring av styremøter, ledermøter og andre formelle fora, inkludert utarbeidelse av agendaer, saksgrunnlag, referater og oppfølging av vedtak. Du vil også kunne ha personalansvar for medarbeidere i sekretariatet og bidra til kompetanseutvikling, ressursstyring og kontinuerlig forbedring av arbeidsmetoder. Videre forventes det at du identifiserer forbedringsområder innen administrasjon, dokumenthåndtering, arkiv, internkontroll og digital samhandling, og omsetter dette til praktiske løsninger som styrker organisasjonens effektivitet.
For å lykkes i rollen må du være analytisk, diskret og løsningsorientert. Du må forstå hvordan formelle prosesser, styringsstrukturer og interessenthåndtering påvirker organisasjonens arbeid, og du må kunne balansere detaljer med et helhetlig perspektiv. Stillingen krever høy integritet, modenhet og evne til å håndtere sensitiv informasjon på en trygg og profesjonell måte. Samtidig er det viktig at du er serviceinnstilt, samarbeidsorientert og opptatt av å skape gode rammer for andre.
Dette er en spennende mulighet for deg som ønsker en sentral rolle med stor påvirkning på organisasjonens kvalitet, beslutningskraft og daglige drift. Du vil få arbeide tett med ledelsen og bidra til å styrke struktur, samhandling og gjennomføringsevne i hele virksomheten. Dersom du motiveres av ansvar, koordinering, ledelse og samfunnsrelevante oppgaver, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Lede og koordinere sekretariatets daglige arbeid og prioriteringer
- Forberede styremøter, ledermøter og andre formelle møter
- Utarbeide agendaer, saksfremlegg, beslutningsgrunnlag og referater
- Følge opp vedtak, handlingspunkter og administrative prosesser
- Sikre etterlevelse av vedtekter, rutiner, regelverk og interne retningslinjer
- Gi administrativ og strategisk støtte til ledelsen og styrende organer
- Forbedre arbeidsprosesser innen dokumenthåndtering, arkiv og internkontroll
- Koordinere samarbeid mellom interne avdelinger og eksterne interessenter
Krav
Text copied to clipboard!- Høyere utdanning innen administrasjon, statsvitenskap, juss, ledelse eller tilsvarende
- Flere års erfaring fra sekretariatsarbeid, administrasjon eller offentlig forvaltning
- Dokumentert erfaring med møteadministrasjon og saksbehandling
- Svært gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk
- God forståelse for styringsprosesser, governance og formelle beslutningsstrukturer
- Evne til å arbeide strukturert, selvstendig og med høy grad av nøyaktighet
- Erfaring med personalledelse eller koordinering av team er en fordel
- Høy integritet og evne til å håndtere konfidensiell informasjon
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å søke stillingen som Sekretariatsleder?
- Hvilken erfaring har du med å støtte ledelse, styre eller komiteer?
- Hvordan sikrer du kvalitet og fremdrift i komplekse administrative prosesser?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en intern arbeidsprosess?
- Hvordan håndterer du sensitive saker og konfidensiell informasjon?
- Hvilke digitale verktøy har du brukt til dokumentstyring og møteadministrasjon?
