Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Spesialist i Dokumenthåndtering
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig dokumenthåndteringsspesialist som skal sikre effektiv og sikker håndtering av organisasjonens dokumenter og informasjon. Som dokumenthåndteringsspesialist vil du ha en sentral rolle i å utvikle, implementere og vedlikeholde systemer og rutiner for dokumenthåndtering, både fysisk og digitalt. Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger for å sikre at dokumentflyt, arkivering og tilgangskontroll følger gjeldende lover, forskrifter og interne retningslinjer. Stillingen krever høy grad av nøyaktighet, struktur og forståelse for informasjonssikkerhet. Arbeidsoppgavene inkluderer blant annet å klassifisere, indeksere og arkivere dokumenter, samt å bistå ansatte med opplæring og bruk av dokumenthåndteringssystemer. Du vil også være ansvarlig for å overvåke og forbedre eksisterende prosesser, samt bidra til digitaliseringsprosjekter og overgangen til papirløse arbeidsmetoder. Dokumenthåndteringsspesialisten skal også håndtere forespørsler om innsyn, sikre etterlevelse av GDPR og andre relevante regelverk, samt delta i revisjoner og kvalitetssikring av dokumentasjonsprosesser. Rollen innebærer også å holde seg oppdatert på nye teknologier og beste praksis innen dokumenthåndtering, og å foreslå forbedringer som kan øke effektiviteten og sikkerheten i organisasjonen. Vi ser etter deg som har gode samarbeidsevner, er løsningsorientert og har evne til å arbeide selvstendig. Erfaring med dokumenthåndteringssystemer, digital arkivering og informasjonssikkerhet er en fordel. Du må trives med å jobbe strukturert og ha et øye for detaljer, samtidig som du evner å se helheten i informasjonsflyten. Dersom du ønsker å bidra til å sikre organisasjonens informasjonsverdier og være en nøkkelperson i digitaliseringsarbeidet, oppfordrer vi deg til å søke stillingen som dokumenthåndteringsspesialist.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Utvikle og vedlikeholde rutiner for dokumenthåndtering
- Klassifisere, indeksere og arkivere dokumenter
- Sikre etterlevelse av lover og interne retningslinjer
- Bistå ansatte med opplæring i dokumenthåndteringssystemer
- Overvåke og forbedre dokumentasjonsprosesser
- Håndtere forespørsler om innsyn og informasjon
- Delta i digitaliseringsprosjekter
- Sikre informasjonssikkerhet og tilgangskontroll
- Delta i revisjoner og kvalitetssikring
- Holde seg oppdatert på nye teknologier og beste praksis
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon, arkiv eller informasjonshåndtering
- Erfaring med dokumenthåndteringssystemer
- Kunnskap om GDPR og informasjonssikkerhet
- Gode IT-ferdigheter
- Evne til å arbeide strukturert og nøyaktig
- Gode samarbeidsevner og kommunikasjonsevner
- Erfaring med digital arkivering er en fordel
- Løsningsorientert og selvstendig
- God forståelse for informasjonsflyt
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumenthåndteringssystemer?
- Hvordan sikrer du etterlevelse av GDPR i dokumenthåndtering?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en dokumentasjonsprosess?
- Hvordan håndterer du forespørsler om innsyn i dokumenter?
- Hvilke digitale verktøy har du erfaring med?
- Hvordan holder du deg oppdatert på nye trender innen dokumenthåndtering?
- Hva motiverer deg til å jobbe med dokumenthåndtering?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i arbeidet ditt?
- Har du erfaring med digitaliseringsprosjekter?
- Hvordan samarbeider du med andre avdelinger?
