Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Universitetsadministrator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og serviceorientert universitetsadministrator som kan bidra til effektiv drift, god samhandling og høy kvalitet i administrative prosesser ved en høyere utdanningsinstitusjon. I denne rollen vil du være en sentral støttefunksjon for studenter, faglig ansatte, ledelse og eksterne samarbeidspartnere. Du vil arbeide med planlegging, koordinering og oppfølging av administrative oppgaver knyttet til studieprogrammer, studentforvaltning, møteadministrasjon, rapportering og intern kommunikasjon. Stillingen krever at du trives i et miljø med mange interessenter, høyt tempo og varierte arbeidsoppgaver, samtidig som du evner å arbeide nøyaktig og selvstendig.
Som universitetsadministrator vil du ha ansvar for å sikre at administrative rutiner gjennomføres i tråd med institusjonens retningslinjer, gjeldende regelverk og fastsatte frister. Du vil ofte være første kontaktpunkt for spørsmål om studieadministrasjon, opptak, eksamen, timeplanlegging, dokumentasjon og interne prosesser. Rollen innebærer også tett samarbeid med fagmiljøer og administrative enheter for å sikre god informasjonsflyt og en helhetlig opplevelse for studenter og ansatte.
Vi søker deg som har gode organisatoriske evner, sterk skriftlig og muntlig fremstillingsevne og en profesjonell tilnærming til service og saksbehandling. Du bør være komfortabel med digitale verktøy og administrative systemer, og ha evne til å håndtere flere oppgaver samtidig uten å miste oversikt over detaljer. Erfaring fra universitets- eller høyskolesektoren er en fordel, men relevant administrativ erfaring fra andre kunnskapsorganisasjoner kan også være verdifull.
I denne stillingen vil du bidra til å utvikle og forbedre administrative arbeidsprosesser, støtte gjennomføring av møter og arrangementer, samt bistå i rapportering og dokumenthåndtering. Du vil også kunne få ansvar for oppfølging av studenthenvendelser, koordinering av frister og kvalitetssikring av informasjon på interne og eksterne plattformer. Rollen passer for deg som liker å skape orden, bygge gode relasjoner og bidra til at komplekse organisasjoner fungerer smidig i praksis.
Som en del av administrasjonen vil du spille en viktig rolle i å støtte institusjonens samfunnsoppdrag innen utdanning, forskning og formidling. Du vil få mulighet til å arbeide i et faglig stimulerende miljø der samarbeid, profesjonalitet og kontinuerlig forbedring står sentralt. Dersom du motiveres av å legge til rette for gode prosesser, yte pålitelig støtte og bidra til en velfungerende studie- og arbeidsplass, kan dette være en svært spennende mulighet for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere daglige administrative oppgaver for fakultet, institutt eller studieprogram.
- Behandle henvendelser fra studenter, ansatte og eksterne samarbeidspartnere.
- Administrere dokumentasjon, arkivering og saksbehandling i relevante systemer.
- Planlegge og følge opp møter, utvalg, arrangementer og akademiske aktiviteter.
- Bidra til studieadministrative prosesser som opptak, eksamen og timeplanlegging.
- Utarbeide rapporter, statistikk og beslutningsgrunnlag for ledelse og fagmiljøer.
- Sikre at rutiner og prosesser følger interne retningslinjer og gjeldende regelverk.
- Oppdatere informasjon på nettsider, interne plattformer og informasjonskanaler.
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant høyere utdanning innen administrasjon, ledelse, utdanning eller tilsvarende område.
- Erfaring med administrativt arbeid, gjerne fra universitet, høyskole eller offentlig sektor.
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og gjerne engelsk.
- Evne til å arbeide strukturert, nøyaktig og selvstendig i en travel arbeidshverdag.
- Erfaring med digitale administrative systemer og god generell IT-forståelse.
- Gode samarbeidsevner og evne til å håndtere mange interessenter profesjonelt.
- Kjennskap til studieadministrative prosesser, regelverk eller offentlig forvaltning er en fordel.
- Evne til å prioritere oppgaver, overholde frister og følge opp detaljer.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å arbeide som universitetsadministrator?
- Hvilken erfaring har du med administrativ koordinering i komplekse organisasjoner?
- Har du arbeidet med studieadministrasjon, eksamen eller studentoppfølging tidligere?
- Hvilke digitale systemer og verktøy har du brukt i administrativt arbeid?
- Hvordan sikrer du kvalitet og nøyaktighet når du håndterer mange oppgaver samtidig?
- Hvordan vil du beskrive din kommunikasjon med studenter, ansatte og ledelse?
- Har du erfaring med rapportering, dokumenthåndtering eller møteadministrasjon?
- Hva er din erfaring med å forbedre administrative rutiner eller arbeidsprosesser?
