Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Vaktsekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en strukturert og pålitelig vaktsekretær som kan bidra til effektiv drift av sikkerhets- og vakttjenester. Som vaktsekretær vil du ha en sentral rolle i å koordinere administrative oppgaver knyttet til vakthold, inkludert planlegging, dokumentasjon og kommunikasjon med både interne og eksterne aktører. Stillingen krever høy grad av nøyaktighet, diskresjon og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig i et miljø som kan være hektisk og uforutsigbart.
Dine hovedoppgaver vil inkludere å føre vaktlister, koordinere skiftplaner, registrere og arkivere rapporter fra vaktene, samt sørge for at alle nødvendige dokumenter og prosedyrer er oppdaterte og tilgjengelige. Du vil også være kontaktpunkt for vaktene og bidra til å løse praktiske utfordringer som måtte oppstå i løpet av vaktene. I tillegg vil du samarbeide tett med sikkerhetsledelsen og andre administrative enheter for å sikre at alle sikkerhetsprosedyrer følges.
Stillingen passer for deg som har erfaring fra administrativt arbeid, gjerne innen sikkerhet eller beredskap, og som trives med å jobbe i et strukturert og regelstyrt miljø. Du må være komfortabel med å bruke ulike IT-systemer og ha gode kommunikasjonsferdigheter, både skriftlig og muntlig. Det er også viktig at du har evne til å arbeide selvstendig, samtidig som du er en lagspiller som bidrar til et godt arbeidsmiljø.
Vi tilbyr en spennende og meningsfull stilling i en organisasjon med høyt fokus på sikkerhet og profesjonalitet. Du vil få opplæring og støtte i arbeidet, samt mulighet for faglig utvikling. Arbeidstiden kan variere, og det må påregnes noe arbeid på kveld og helg ved behov.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Føre og oppdatere vaktlister og skiftplaner
- Koordinere kommunikasjon mellom vakter og ledelse
- Arkivere og behandle vaktrapporter
- Sørge for at sikkerhetsprosedyrer følges
- Håndtere administrative forespørsler fra vaktene
- Oppdatere og vedlikeholde interne systemer og databaser
- Bistå med opplæring og onboarding av nye vakter
- Planlegge og koordinere møter og opplæringsøkter
- Sikre korrekt dokumentasjon av hendelser og avvik
- Samarbeide med andre administrative avdelinger
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra administrativt arbeid, helst innen sikkerhet
- Gode IT-kunnskaper og erfaring med kontorstøttesystemer
- Sterke kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig
- Evne til å arbeide strukturert og nøyaktig
- Høy grad av diskresjon og pålitelighet
- Fleksibilitet og evne til å håndtere uforutsette situasjoner
- Gode samarbeidsevner og serviceinnstilling
- Evne til å arbeide selvstendig
- Kjennskap til sikkerhetsrutiner og beredskapsplaner er en fordel
- Relevant utdanning innen administrasjon eller sikkerhet er ønskelig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du erfaring med administrativt arbeid innen sikkerhet?
- Hvilke IT-verktøy har du erfaring med?
- Hvordan håndterer du stressende situasjoner?
- Kan du beskrive en situasjon der du måtte koordinere flere oppgaver samtidig?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i dokumentasjon?
- Er du komfortabel med å jobbe på kveld eller helg ved behov?
- Hvordan kommuniserer du effektivt med ulike typer mennesker?
- Har du erfaring med å lage eller følge vaktplaner?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
