Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Asystent ds. korespondencji mailowej
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Asystenta ds. korespondencji mailowej, który będzie odpowiedzialny za sprawną, profesjonalną i terminową obsługę komunikacji e-mailowej w organizacji. Osoba na tym stanowisku będzie wspierać codzienne funkcjonowanie firmy poprzez monitorowanie skrzynek odbiorczych, porządkowanie wiadomości, odpowiadanie na standardowe zapytania oraz przekazywanie bardziej złożonych spraw do odpowiednich działów. Rola ta ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wysokiej jakości kontaktu z klientami, partnerami biznesowymi oraz pracownikami wewnętrznymi.
Idealny kandydat lub kandydatka potrafi pisać jasno, uprzejmie i rzeczowo, a także dobrze organizuje swoją pracę i sprawnie zarządza wieloma zadaniami jednocześnie. Asystent ds. korespondencji mailowej powinien dbać o spójność komunikacji z wytycznymi firmy, zachowywać poufność informacji oraz wykazywać się dużą dokładnością podczas redagowania i wysyłania wiadomości. Ważna jest również umiejętność rozpoznawania priorytetów i odpowiedniego reagowania na pilne sprawy.
Do codziennych obowiązków będzie należało przeglądanie przychodzącej korespondencji, klasyfikowanie wiadomości według tematu i pilności, przygotowywanie odpowiedzi na podstawie szablonów lub indywidualnych ustaleń, a także aktualizowanie baz kontaktów i archiwizowanie korespondencji zgodnie z procedurami. Stanowisko wymaga współpracy z różnymi działami, dlatego cenimy komunikatywność, elastyczność i gotowość do szybkiego uczenia się. Kandydat powinien również umieć wychwytywać błędy językowe, dbać o poprawność formalną wiadomości oraz utrzymywać wysoki standard obsługi odbiorców.
Praca na tym stanowisku sprawdzi się u osób, które lubią zadania administracyjne, są cierpliwe, skrupulatne i dobrze odnajdują się w środowisku biurowym lub zdalnym. Mile widziane będzie doświadczenie w obsłudze klienta, administracji biurowej, wsparciu zespołów operacyjnych lub pracy z systemami pocztowymi i narzędziami do zarządzania zgłoszeniami. Oferujemy możliwość rozwoju kompetencji komunikacyjnych, organizacyjnych i administracyjnych, a także pracę w uporządkowanym środowisku, w którym liczy się jakość, odpowiedzialność i dobra współpraca.
Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie miała realny wpływ na wizerunek firmy, ponieważ korespondencja mailowa często stanowi pierwszy punkt kontaktu z organizacją. Dlatego szukamy kogoś, kto potrafi zachować profesjonalizm, empatię i skuteczność nawet w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji. Jeśli cenisz porządek, lubisz pracę z tekstem i potrafisz budować pozytywne relacje poprzez komunikację pisemną, ta rola może być dla Ciebie bardzo dobrym krokiem zawodowym.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Monitorowanie i obsługa firmowych skrzynek e-mailowych.
- Segregowanie wiadomości według priorytetu, tematu i odbiorcy.
- Przygotowywanie odpowiedzi na standardowe zapytania klientów i partnerów.
- Przekazywanie bardziej złożonych spraw do odpowiednich działów.
- Archiwizowanie korespondencji zgodnie z procedurami firmy.
- Aktualizowanie baz kontaktów oraz historii komunikacji.
- Dbanie o poprawność językową i formalną wysyłanych wiadomości.
- Wspieranie zespołu w organizacji przepływu informacji mailowej.
Wymagania
Text copied to clipboard!- Bardzo dobra znajomość języka polskiego w piśmie.
- Umiejętność redagowania jasnych i profesjonalnych wiadomości e-mail.
- Dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów.
- Dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność za powierzone zadania.
- Znajomość podstawowych narzędzi biurowych i programów pocztowych.
- Umiejętność pracy samodzielnej oraz we współpracy z zespołem.
- Mile widziane doświadczenie w administracji lub obsłudze klienta.
- Dyskrecja i umiejętność pracy z poufnymi informacjami.
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w obsłudze korespondencji e-mailowej?
- Czy pracowałeś lub pracowałaś wcześniej z firmową skrzynką wspólną?
- Jak organizujesz pracę przy dużej liczbie wiadomości?
- Jak dbasz o poprawność językową i ton komunikacji?
- Czy masz doświadczenie w przekazywaniu zgłoszeń do różnych działów?
- Jak reagujesz na pilne wiadomości wymagające szybkiej odpowiedzi?
- Jakie narzędzia pocztowe i biurowe znasz najlepiej?
- Dlaczego interesuje Cię stanowisko Asystenta ds. korespondencji mailowej?
