Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Kierownik Sekretariatu
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Kierownika Sekretariatu, który będzie odpowiedzialny za sprawne funkcjonowanie biura oraz koordynację pracy zespołu administracyjnego. Osoba na tym stanowisku będzie pełnić kluczową rolę w zapewnieniu efektywnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, organizacji dokumentacji oraz wsparcia dla kadry zarządzającej. Kierownik Sekretariatu będzie również odpowiedzialny za nadzorowanie kalendarzy spotkań, organizację wydarzeń firmowych oraz zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą.
Idealny kandydat powinien posiadać doskonałe umiejętności organizacyjne, komunikacyjne oraz doświadczenie w pracy administracyjnej. Wymagana jest również umiejętność pracy pod presją czasu, samodzielność oraz wysoka kultura osobista. Znajomość języka angielskiego oraz obsługi pakietu MS Office jest niezbędna.
Do głównych zadań Kierownika Sekretariatu należy również zarządzanie zespołem asystentów i recepcjonistów, delegowanie zadań, monitorowanie ich realizacji oraz dbanie o rozwój kompetencji pracowników. Osoba na tym stanowisku będzie także odpowiedzialna za wdrażanie i usprawnianie procedur administracyjnych, współpracę z działami HR, finansów i IT oraz zapewnienie odpowiedniego zaopatrzenia biura.
Kierownik Sekretariatu powinien cechować się wysokim poziomem dyskrecji, odpowiedzialności oraz umiejętnością podejmowania decyzji. Praca na tym stanowisku wymaga elastyczności, zaangażowania oraz gotowości do podejmowania nowych wyzwań. Jeśli jesteś osobą zorganizowaną, komunikatywną i potrafisz efektywnie zarządzać zespołem oraz procesami administracyjnymi, ta oferta jest dla Ciebie.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Zarządzanie codzienną pracą sekretariatu
- Koordynacja kalendarzy spotkań kadry zarządzającej
- Nadzór nad korespondencją przychodzącą i wychodzącą
- Organizacja spotkań, konferencji i wydarzeń firmowych
- Zarządzanie zespołem administracyjnym
- Wdrażanie i usprawnianie procedur biurowych
- Współpraca z działami HR, finansów i IT
- Zarządzanie dokumentacją i archiwizacją
- Zapewnienie odpowiedniego zaopatrzenia biura
- Reprezentowanie firmy w kontaktach zewnętrznych
Wymagania
Text copied to clipboard!- Minimum 3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku
- Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: administracja, zarządzanie)
- Biegła znajomość języka polskiego i dobra znajomość języka angielskiego
- Znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i komunikacyjne
- Umiejętność zarządzania zespołem i delegowania zadań
- Wysoka kultura osobista i dyskrecja
- Samodzielność i odpowiedzialność
- Zdolność do pracy pod presją czasu
- Elastyczność i gotowość do podejmowania nowych wyzwań
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w zarządzaniu zespołem administracyjnym?
- Jak radzisz sobie z organizacją pracy pod presją czasu?
- Czy posiadasz doświadczenie w organizacji wydarzeń firmowych?
- Jakie narzędzia biurowe znasz i używasz na co dzień?
- Czy posiadasz doświadczenie w pracy z dokumentacją poufną?
- Jakie są Twoje oczekiwania względem pracy w sekretariacie?
- Czy posiadasz doświadczenie w pracy z kadrą zarządzającą?
- Jakie są Twoje mocne strony jako lidera zespołu?
- Czy potrafisz samodzielnie wdrażać nowe procedury biurowe?
- Jakie są Twoje umiejętności językowe?
