Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Koordynator spotkań
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy osoby na stanowisko Koordynatora spotkań, która będzie odpowiedzialna za planowanie, organizację oraz koordynację różnorodnych spotkań i wydarzeń firmowych. Osoba na tym stanowisku będzie współpracować z różnymi działami, aby zapewnić sprawny przebieg spotkań, zarządzać kalendarzem, rezerwować sale konferencyjne oraz dbać o logistykę wydarzeń. Koordynator spotkań musi posiadać doskonałe umiejętności komunikacyjne, organizacyjne oraz zdolność do pracy pod presją czasu. W codziennych obowiązkach będzie również monitorować potrzeby uczestników, przygotowywać materiały oraz wspierać zarząd w efektywnym prowadzeniu spotkań. Wymagana jest znajomość narzędzi biurowych oraz doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku. Poszukujemy osoby z inicjatywą, dokładnej i odpowiedzialnej, która potrafi efektywnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie i dba o najwyższą jakość organizowanych wydarzeń.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Planowanie i organizacja spotkań firmowych oraz konferencji.
- Zarządzanie kalendarzem spotkań i rezerwacja sal konferencyjnych.
- Koordynacja logistyczna wydarzeń, w tym catering i sprzęt multimedialny.
- Przygotowywanie i dystrybucja materiałów dla uczestników spotkań.
- Współpraca z różnymi działami w celu ustalenia szczegółów spotkań.
- Monitorowanie i raportowanie przebiegu spotkań oraz wydarzeń.
- Zapewnienie wsparcia administracyjnego dla zespołu zarządzającego.
- Rozwiązywanie bieżących problemów związanych z organizacją spotkań.
- Utrzymywanie kontaktów z dostawcami usług i partnerami zewnętrznymi.
- Dbanie o przestrzeganie budżetu przeznaczonego na organizację wydarzeń.
Wymagania
Text copied to clipboard!- Doświadczenie na podobnym stanowisku w organizacji spotkań lub eventów.
- Znajomość narzędzi biurowych, takich jak MS Office i systemy rezerwacji.
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i komunikacyjne.
- Umiejętność pracy pod presją czasu i zarządzania wieloma zadaniami.
- Dokładność, sumienność i proaktywne podejście do obowiązków.
- Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
- Umiejętność pracy w zespole oraz samodzielnie.
- Dobra organizacja pracy własnej i zarządzanie czasem.
- Elastyczność i gotowość do pracy w różnych godzinach, jeśli zajdzie taka potrzeba.
- Wykształcenie minimum średnie, preferowane wyższe w kierunku administracji lub zarządzania.
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w organizacji spotkań lub wydarzeń?
- Jak radzisz sobie z presją czasu podczas organizacji wielu zadań?
- Jakie narzędzia biurowe znasz i używasz na co dzień?
- Czy masz doświadczenie w pracy z różnymi działami firmy?
- Jakie metody stosujesz, aby zapewnić sprawny przebieg spotkań?
- Czy potrafisz zarządzać budżetem przeznaczonym na organizację wydarzeń?
- Jakie są Twoje mocne strony jako koordynatora spotkań?
- Jak radzisz sobie z nieprzewidzianymi problemami podczas wydarzeń?
- Czy posiadasz doświadczenie w pracy z dostawcami usług?
- Jakie języki obce znasz i na jakim poziomie?
