Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Koordynator Usług Wspólnych
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Koordynatora Usług Wspólnych, który będzie odpowiadać za sprawne organizowanie, monitorowanie i doskonalenie procesów realizowanych w ramach centrum usług wspólnych. Osoba na tym stanowisku pełni ważną rolę łączącą zespoły operacyjne, administracyjne i biznesowe, dbając o wysoką jakość obsługi wewnętrznych interesariuszy, terminowość realizacji zadań oraz zgodność działań z obowiązującymi procedurami i standardami organizacji. Stanowisko wymaga bardzo dobrej organizacji pracy, umiejętności ustalania priorytetów, komunikatywności oraz zdolności do współpracy z wieloma działami jednocześnie.
Koordynator Usług Wspólnych wspiera codzienne funkcjonowanie procesów takich jak administracja, obieg dokumentów, wsparcie zakupowe, rozliczenia, raportowanie, obsługa danych podstawowych, koordynacja zgłoszeń oraz komunikacja między jednostkami organizacyjnymi. Ważnym elementem tej roli jest identyfikowanie obszarów wymagających usprawnień, proponowanie zmian procesowych oraz udział w projektach optymalizacyjnych mających na celu zwiększenie efektywności, standaryzacji i jakości świadczonych usług. Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie również monitorować wskaźniki efektywności, przygotowywać zestawienia i raporty oraz wspierać wdrażanie nowych procedur i narzędzi.
W tej roli istotna jest umiejętność pracy w środowisku dynamicznym, często opartym na współpracy z wieloma interesariuszami wewnętrznymi, dostawcami usług oraz zespołami regionalnymi lub międzynarodowymi. Koordynator powinien potrafić analizować problemy operacyjne, szybko reagować na nieprawidłowości i skutecznie doprowadzać sprawy do końca. Oczekujemy podejścia zorientowanego na klienta wewnętrznego, dokładności w realizacji zadań oraz gotowości do wspierania zmian organizacyjnych.
Idealny kandydat posiada doświadczenie w pracy administracyjnej, operacyjnej lub w centrum usług wspólnych, zna podstawy zarządzania procesami i potrafi pracować z danymi oraz dokumentacją. Dużym atutem będzie znajomość systemów ERP, narzędzi raportowych oraz praktyk związanych z ciągłym doskonaleniem procesów. Oferujemy możliwość rozwoju w stabilnym środowisku organizacyjnym, współpracę z doświadczonymi specjalistami oraz udział w inicjatywach mających realny wpływ na jakość i efektywność działania organizacji. To stanowisko będzie odpowiednie dla osoby, która lubi porządkować procesy, koordynować działania wielu stron i budować sprawnie funkcjonujące zaplecze operacyjne dla biznesu.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Koordynowanie codziennych działań operacyjnych w ramach centrum usług wspólnych.
- Monitorowanie terminowości realizacji zadań i poziomu jakości świadczonych usług.
- Współpraca z działami wewnętrznymi w zakresie obsługi procesów administracyjnych i operacyjnych.
- Przygotowywanie raportów, zestawień oraz analiz dotyczących efektywności procesów.
- Wspieranie standaryzacji procedur i wdrażania usprawnień procesowych.
- Nadzorowanie obiegu dokumentów i poprawności danych w systemach.
- Koordynowanie zgłoszeń, eskalacji oraz komunikacji między interesariuszami.
- Udział w projektach optymalizacyjnych i wdrożeniowych.
- Dbanie o zgodność działań z politykami firmy i wymaganiami audytowymi.
Wymagania
Text copied to clipboard!- Doświadczenie w pracy administracyjnej, operacyjnej lub w centrum usług wspólnych.
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów.
- Umiejętność współpracy z wieloma interesariuszami i zespołami jednocześnie.
- Znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel.
- Dokładność, odpowiedzialność i dbałość o szczegóły.
- Umiejętność analizy danych i rozwiązywania problemów operacyjnych.
- Komunikatywność oraz wysoka kultura biznesowa.
- Mile widziana znajomość systemów ERP lub narzędzi workflow.
- Gotowość do pracy w środowisku procesowym i dynamicznie zmieniających się warunkach.
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w koordynowaniu procesów administracyjnych lub operacyjnych?
- Czy pracowałeś lub pracowałaś wcześniej w centrum usług wspólnych?
- Jakie narzędzia wykorzystujesz do monitorowania terminów i jakości realizacji zadań?
- Czy masz doświadczenie w przygotowywaniu raportów i analiz procesowych?
- Jak radzisz sobie z obsługą wielu priorytetów jednocześnie?
- Czy znasz systemy ERP, workflow lub narzędzia do zarządzania zgłoszeniami?
- Opisz sytuację, w której usprawniłeś lub usprawniłaś proces w organizacji.
- Jakie są Twoje oczekiwania dotyczące rozwoju na stanowisku koordynacyjnym?
