Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Sekretarz wydziału
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy osoby na stanowisko Sekretarz wydziału, która będzie odpowiedzialna za kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne pracy wydziału oraz codziennego funkcjonowania biura. Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie pełnić ważną rolę w zapewnianiu sprawnego obiegu informacji, dokumentów i korespondencji, a także w koordynowaniu kontaktów pomiędzy pracownikami, kierownictwem, interesantami oraz partnerami zewnętrznymi. Jest to rola dla osoby dobrze zorganizowanej, dokładnej, komunikatywnej i potrafiącej skutecznie ustalać priorytety w dynamicznym środowisku pracy.
Sekretarz wydziału odpowiada za prowadzenie kalendarza spotkań, organizację zebrań, przygotowywanie materiałów administracyjnych oraz dbanie o terminową realizację zadań biurowych. Do codziennych obowiązków należy również obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, archiwizacja dokumentów, przygotowywanie pism, zestawień i raportów, a także nadzór nad prawidłowym przepływem dokumentacji wewnętrznej. Stanowisko wymaga wysokiej kultury osobistej, umiejętności zachowania poufności oraz profesjonalnego podejścia do kontaktu z różnymi grupami interesariuszy.
W tej roli istotna jest umiejętność pracy z dokumentacją, systemami biurowymi i narzędziami informatycznymi wspierającymi administrację. Kandydat lub kandydatka powinien sprawnie posługiwać się pakietem biurowym, umieć redagować pisma urzędowe i służbowe oraz dbać o poprawność formalną przygotowywanych materiałów. Ważne będzie także wsparcie przełożonych w organizacji wydarzeń, przygotowywaniu harmonogramów, rezerwacji sal, obsłudze gości oraz monitorowaniu realizacji ustaleń po spotkaniach.
Sekretarz wydziału często stanowi pierwszy punkt kontaktu dla pracowników, studentów, klientów, petentów lub partnerów instytucjonalnych, dlatego kluczowe znaczenie mają uprzejmość, cierpliwość i umiejętność udzielania jasnych informacji. Rola ta wymaga samodzielności, odpowiedzialności i gotowości do współpracy z wieloma osobami jednocześnie. Mile widziane są także zdolności organizacyjne związane z planowaniem pracy biura, zamawianiem materiałów, prowadzeniem ewidencji oraz wspieraniem procesów administracyjnych zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Oferowane stanowisko daje możliwość zdobycia stabilnego doświadczenia zawodowego w obszarze administracji oraz rozwijania kompetencji związanych z organizacją pracy, komunikacją i obsługą procesów biurowych. To odpowiednia propozycja dla osób, które lubią porządek, dobrze odnajdują się w pracy wielozadaniowej i chcą mieć realny wpływ na sprawne funkcjonowanie jednostki organizacyjnej. Jeśli cenisz dokładność, terminowość i profesjonalizm, a jednocześnie potrafisz działać elastycznie i z zaangażowaniem, stanowisko Sekretarza wydziału może być właściwym krokiem w Twojej karierze zawodowej.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Prowadzenie sekretariatu wydziału i bieżąca obsługa administracyjna biura.
- Organizowanie kalendarza spotkań przełożonych oraz koordynowanie terminów.
- Przygotowywanie, rejestrowanie i archiwizowanie dokumentów oraz korespondencji.
- Obsługa połączeń telefonicznych, poczty elektronicznej i interesantów.
- Przygotowywanie pism, raportów, zestawień i materiałów na spotkania.
- Wspieranie organizacji zebrań, narad, wydarzeń i wizyt gości.
- Nadzorowanie obiegu dokumentów zgodnie z procedurami wewnętrznymi.
- Zamawianie materiałów biurowych i kontrolowanie podstawowych potrzeb administracyjnych.
Wymagania
Text copied to clipboard!- Wykształcenie średnie lub wyższe, preferowane administracyjne lub pokrewne.
- Doświadczenie w pracy biurowej, sekretariacie lub administracji będzie atutem.
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność ustalania priorytetów.
- Znajomość pakietu Microsoft Office lub podobnych narzędzi biurowych.
- Umiejętność redagowania pism i dbania o poprawność dokumentacji.
- Wysoka kultura osobista oraz profesjonalna komunikacja interpersonalna.
- Dokładność, odpowiedzialność i dyskrecja w pracy z informacjami.
- Umiejętność pracy pod presją czasu i w środowisku wielozadaniowym.
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w pracy administracyjnej lub sekretarskiej?
- Czy pracowałeś lub pracowałaś wcześniej w sekretariacie wydziału, szkoły lub instytucji?
- Jak organizujesz swoją pracę przy wielu zadaniach realizowanych jednocześnie?
- Jakie programy biurowe znasz i na jakim poziomie się nimi posługujesz?
- Czy masz doświadczenie w przygotowywaniu pism, raportów lub dokumentacji?
- Jak radzisz sobie z obsługą interesantów i trudnymi sytuacjami komunikacyjnymi?
- Czy potrafisz zarządzać kalendarzem spotkań i koordynować terminy wielu osób?
- Jakie są Twoje mocne strony w zakresie dokładności i organizacji pracy?
