Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Zastępca Sekretarza
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy osoby na stanowisko Zastępcy Sekretarza, która będzie wspierać Sekretarza w codziennych obowiązkach administracyjnych oraz zarządzaniu dokumentacją. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za koordynację pracy biura, nadzór nad obiegiem dokumentów oraz wsparcie w organizacji spotkań i wydarzeń. Zastępca Sekretarza powinien wykazywać się wysoką kulturą osobistą, umiejętnością pracy pod presją czasu oraz doskonałą organizacją pracy własnej i zespołu. Do głównych zadań należeć będzie przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów, prowadzenie korespondencji, sporządzanie protokołów ze spotkań oraz dbanie o prawidłowy przepływ informacji w organizacji. Kandydat powinien posiadać doświadczenie w pracy biurowej, znać zasady funkcjonowania administracji oraz wykazywać się inicjatywą i samodzielnością w działaniu. Zastępca Sekretarza będzie również odpowiedzialny za zastępowanie Sekretarza podczas jego nieobecności, reprezentowanie biura na zewnątrz oraz współpracę z innymi działami i instytucjami. Oczekujemy znajomości obsługi komputera i pakietu MS Office, umiejętności redagowania pism urzędowych oraz wysokiej dyskrecji i odpowiedzialności. Praca na tym stanowisku wymaga elastyczności, zaangażowania oraz gotowości do ciągłego podnoszenia kwalifikacji. Oferujemy stabilne zatrudnienie, możliwość rozwoju zawodowego oraz pracę w przyjaznym i dynamicznym zespole. Jeśli jesteś osobą skrupulatną, komunikatywną i gotową na nowe wyzwania, zapraszamy do aplikowania na stanowisko Zastępcy Sekretarza.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Wspieranie Sekretarza w codziennych obowiązkach administracyjnych
- Koordynacja pracy biura i nadzór nad dokumentacją
- Przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów
- Prowadzenie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej
- Sporządzanie protokołów ze spotkań
- Organizacja i obsługa spotkań oraz wydarzeń
- Zastępowanie Sekretarza podczas jego nieobecności
- Współpraca z innymi działami i instytucjami
- Dbanie o prawidłowy przepływ informacji
- Reprezentowanie biura na zewnątrz
- Wdrażanie procedur administracyjnych
- Monitorowanie terminów i realizacji zadań
Wymagania
Text copied to clipboard!- Wykształcenie średnie lub wyższe (preferowane kierunki administracyjne)
- Doświadczenie w pracy biurowej lub administracyjnej
- Znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office
- Umiejętność redagowania pism urzędowych
- Wysoka kultura osobista i komunikatywność
- Umiejętność pracy pod presją czasu
- Doskonała organizacja pracy własnej i zespołu
- Samodzielność i inicjatywa w działaniu
- Dyskrecja i odpowiedzialność
- Znajomość zasad funkcjonowania administracji
- Gotowość do podnoszenia kwalifikacji
- Elastyczność i zaangażowanie
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w pracy administracyjnej?
- Czy potrafisz redagować oficjalne pisma i protokoły?
- Jak radzisz sobie z organizacją pracy pod presją czasu?
- Jakie znasz narzędzia biurowe i programy komputerowe?
- Czy miałeś/aś okazję zastępować przełożonego?
- Jakie są Twoje mocne strony w pracy zespołowej?
- Czy posiadasz doświadczenie w prowadzeniu korespondencji urzędowej?
- Jak dbasz o poufność i bezpieczeństwo dokumentów?
- Czy jesteś gotowy/a do współpracy z różnymi działami?
- Jakie są Twoje oczekiwania względem rozwoju zawodowego?
