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Título
Text copied to clipboard!Assistente de Correspondência
Descrição
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Estamos à procura de um Assistente de Correspondência organizado, atento aos detalhes e comprometido com a eficiência operacional para integrar a nossa equipa administrativa. Este profissional terá um papel essencial no recebimento, triagem, registo, distribuição e acompanhamento de correspondências físicas e, em alguns contextos, também de comunicações internas relacionadas com documentos e encomendas. A função é ideal para pessoas que valorizam processos bem estruturados, conseguem lidar com volumes variados de trabalho e mantêm um elevado padrão de confidencialidade no tratamento de informações.
O Assistente de Correspondência será responsável por assegurar que cartas, documentos, pacotes e materiais administrativos sejam encaminhados corretamente e dentro dos prazos estabelecidos. Além disso, deverá colaborar com diferentes departamentos, apoiar rotinas de arquivo, atualizar registos e garantir que os procedimentos internos de expedição e receção sejam cumpridos com rigor. Em ambientes empresariais, institucionais ou logísticos, este cargo contribui diretamente para a fluidez da comunicação e para a boa organização documental da empresa.
Procuramos alguém com boa capacidade de organização, disciplina, sentido de prioridade e facilidade para executar tarefas repetitivas com precisão. A pessoa ideal deverá demonstrar responsabilidade no manuseamento de documentos sensíveis, capacidade para seguir instruções e disposição para trabalhar em equipa. Também é importante ter competências básicas em ferramentas informáticas, uma vez que parte do controlo de correspondência pode ser feita em sistemas digitais, folhas de cálculo ou plataformas internas.
Entre as atividades diárias, este profissional poderá receber entregas, verificar volumes, identificar destinatários, preparar envios, etiquetar materiais, controlar comprovativos e responder a solicitações internas sobre o estado de documentos e encomendas. Dependendo da estrutura da organização, poderá ainda apoiar tarefas administrativas complementares, como digitalização, arquivo, atualização de bases de dados e contacto com transportadoras ou serviços postais.
Esta posição exige postura profissional, pontualidade e atenção constante aos detalhes, especialmente em contextos onde erros de distribuição podem causar atrasos operacionais ou falhas de comunicação. Valorizamos candidatos com experiência prévia em funções administrativas, de receção, expedição ou apoio logístico, embora também consideremos perfis com forte potencial de aprendizagem e vontade de desenvolver carreira na área administrativa.
Se procura uma oportunidade para atuar numa função essencial para o funcionamento diário de uma organização, com responsabilidades claras e impacto direto na eficiência dos processos internos, esta vaga pode ser a escolha certa. O Assistente de Correspondência terá a oportunidade de contribuir para um ambiente de trabalho organizado, colaborativo e orientado para a qualidade, desempenhando um papel importante na circulação segura e eficaz de informações e materiais.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Receber, registar e triar correspondências, encomendas e documentos internos.
- Distribuir cartas e pacotes aos departamentos ou destinatários corretos.
- Preparar envios postais e organizar recolhas com transportadoras.
- Manter registos atualizados de entrada e saída de correspondência.
- Verificar etiquetas, destinatários, volumes e comprovativos de entrega.
- Apoiar atividades de arquivo, digitalização e organização documental.
- Responder a pedidos internos sobre localização e estado de correspondências.
- Garantir o cumprimento de normas de confidencialidade e segurança documental.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Ensino secundário completo ou qualificação equivalente.
- Boa capacidade de organização e atenção ao detalhe.
- Conhecimentos básicos de informática, incluindo e-mail e folhas de cálculo.
- Capacidade para gerir tarefas rotineiras com precisão e consistência.
- Boa comunicação verbal e relacionamento interpessoal.
- Sentido de responsabilidade e discrição no tratamento de documentos.
- Capacidade para trabalhar com prazos e prioridades variáveis.
- Experiência prévia em funções administrativas será valorizada.
Perguntas potenciais de entrevista
Text copied to clipboard!- Tem experiência anterior no tratamento de correspondência ou tarefas administrativas?
- Sente-se confortável a trabalhar com tarefas repetitivas e orientadas por processos?
- Tem conhecimentos básicos de ferramentas informáticas e registo digital?
- Como organiza o seu trabalho quando recebe várias solicitações ao mesmo tempo?
- Já lidou com documentos confidenciais ou sensíveis em funções anteriores?
- Está disponível para trabalhar presencialmente e cumprir horários definidos?
