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Título
Text copied to clipboard!Coordenador de Documentação
Descrição
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Estamos à procura de um Coordenador de Documentação altamente organizado, atento aos detalhes e comprometido com a qualidade dos processos informacionais da empresa. Este profissional será responsável por planejar, supervisionar e otimizar o fluxo de documentos físicos e digitais, garantindo que registros, contratos, relatórios, procedimentos, políticas e demais arquivos corporativos sejam criados, revisados, armazenados, distribuídos e arquivados de forma segura, acessível e em conformidade com normas internas e exigências legais. A função exige forte capacidade de coordenação, comunicação entre áreas e domínio de práticas de controle documental.
O Coordenador de Documentação atuará como ponto central para a gestão de documentos, apoiando diferentes departamentos na padronização de modelos, nomenclaturas, versões e aprovações. Também terá papel importante na implementação e manutenção de sistemas de gestão eletrônica de documentos, assegurando rastreabilidade, confidencialidade e integridade das informações. Espera-se que este profissional identifique oportunidades de melhoria contínua, reduza falhas operacionais relacionadas à documentação e contribua para auditorias internas e externas por meio da organização eficiente dos registros.
Além da gestão operacional, a posição demanda visão analítica para desenvolver indicadores de desempenho, acompanhar prazos de retenção documental e garantir aderência a políticas de compliance, governança e proteção de dados. O profissional deverá colaborar com equipes administrativas, jurídicas, financeiras, de qualidade e operações para assegurar que toda a documentação necessária esteja atualizada e disponível quando requerida. Em ambientes regulados, sua atuação será essencial para manter a empresa preparada para inspeções, certificações e processos de validação.
Buscamos alguém com perfil proativo, capacidade de liderança e habilidade para treinar equipes sobre boas práticas documentais. O Coordenador de Documentação deverá orientar usuários sobre procedimentos corretos de emissão, revisão, aprovação e descarte de documentos, promovendo uma cultura organizacional baseada em precisão, controle e responsabilidade informacional. Também será importante ter familiaridade com ferramentas digitais, sistemas ERP, plataformas de GED e recursos de automação de processos.
Esta é uma excelente oportunidade para profissionais que desejam atuar em uma função estratégica e transversal, com impacto direto na eficiência administrativa, na conformidade regulatória e na preservação do conhecimento organizacional. Se você possui experiência em controle documental, organização de arquivos, gestão de processos e relacionamento com múltiplas áreas, esta posição oferece um ambiente dinâmico para aplicar suas competências e contribuir para a excelência operacional da empresa.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Coordenar o recebimento, registro, classificação e arquivamento de documentos físicos e digitais.
- Garantir o controle de versões, revisões e aprovações de documentos corporativos.
- Desenvolver e manter políticas, procedimentos e padrões de gestão documental.
- Supervisionar sistemas de gestão eletrônica de documentos e acessos de usuários.
- Apoiar auditorias internas e externas com a disponibilização de registros e evidências.
- Treinar equipes sobre boas práticas de documentação, armazenamento e retenção documental.
- Monitorar prazos de guarda, descarte e atualização de documentos conforme normas aplicáveis.
- Atuar em conjunto com áreas internas para assegurar conformidade, rastreabilidade e padronização documental.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Formação superior em Administração, Arquivologia, Biblioteconomia, Gestão da Informação ou áreas correlatas.
- Experiência prévia em controle documental, gestão de arquivos ou coordenação administrativa.
- Conhecimento de sistemas de GED, ERP ou plataformas de gestão de documentos.
- Familiaridade com políticas de compliance, governança da informação e proteção de dados.
- Capacidade de organização, atenção aos detalhes e gestão de múltiplas demandas simultâneas.
- Habilidade de comunicação para interagir com diferentes departamentos e níveis hierárquicos.
- Experiência com elaboração de procedimentos, fluxos e padronização documental.
- Conhecimento intermediário ou avançado do pacote Office, especialmente Excel e Word.
Perguntas potenciais de entrevista
Text copied to clipboard!- Você possui experiência com coordenação de documentos físicos e digitais?
- Quais sistemas de gestão documental ou GED você já utilizou?
- Como você garante o controle de versões e aprovações de documentos?
- Você já participou de auditorias internas ou externas relacionadas à documentação?
- Qual sua experiência com políticas de retenção, arquivamento e descarte documental?
- Como você lida com prazos concorrentes e grande volume de informações?
- Você já treinou equipes sobre processos e boas práticas de documentação?
- Tem experiência em ambientes regulados ou com exigências de compliance?
