Text copied to clipboard!
Názov
Text copied to clipboard!Tajomník komisie
Opis
Text copied to clipboard!
Hľadáme tajomníka komisie, ktorý bude zodpovedný za komplexnú administratívnu, organizačnú a koordinačnú podporu činnosti komisie v rámci verejnej, súkromnej alebo neziskovej organizácie. Táto pozícia je kľúčová pre zabezpečenie plynulého fungovania zasadnutí, správneho vedenia dokumentácie, efektívnej komunikácie medzi členmi komisie a dodržiavania interných postupov, legislatívnych požiadaviek a termínov. Úspešný kandidát bude mať výborné organizačné schopnosti, zmysel pre detail, schopnosť pracovať s dôvernými informáciami a profesionálne vystupovanie pri komunikácii s internými aj externými partnermi.
Tajomník komisie pripravuje podklady na zasadnutia, zostavuje program rokovania, zabezpečuje distribúciu materiálov členom komisie a koordinuje logistické náležitosti stretnutí vrátane rezervácie miestností, technického vybavenia a evidencie účasti. Počas zasadnutí vedie zápisnice, zaznamenáva prijaté uznesenia, sleduje plnenie úloh a zabezpečuje archiváciu dokumentov v súlade s internými smernicami a platnými predpismi. Dôležitou súčasťou práce je aj priebežná komunikácia s predsedom komisie, členmi komisie, odbornými útvarmi a ďalšími zainteresovanými stranami.
Na tejto pozícii sa očakáva schopnosť samostatne organizovať prácu, stanovovať priority a reagovať na meniace sa požiadavky. Tajomník komisie často pracuje s viacerými termínmi naraz, preto je nevyhnutná vysoká miera presnosti, spoľahlivosti a diskrétnosti. Kandidát by mal mať skúsenosti s administratívou, správou dokumentov, prípravou oficiálnej korešpondencie a používaním kancelárskeho softvéru. Výhodou je znalosť procesov rozhodovacích orgánov, zasadacích poriadkov alebo práce v prostredí verejnej správy, školstva, zdravotníctva či korporátneho riadenia.
Ideálny uchádzač dokáže efektívne spolupracovať s rôznorodými skupinami ľudí, zachovávať profesionálny prístup aj v časovo náročných situáciách a dbať na kvalitu výstupov. Pozícia ponúka príležitosť podieľať sa na dôležitých rozhodovacích procesoch organizácie a mať priamy vplyv na ich administratívnu kvalitu a transparentnosť. Ak máte silné organizačné schopnosti, radi pracujete systematicky a viete zabezpečiť bezchybný priebeh administratívnych procesov, táto pracovná príležitosť môže byť pre vás vhodným ďalším krokom v kariére.
Zodpovednosti
Text copied to clipboard!- Pripravovať program zasadnutí komisie v spolupráci s predsedom a členmi.
- Zabezpečovať distribúciu podkladov, pozvánok a sprievodnej dokumentácie.
- Viesť presné a úplné zápisnice zo zasadnutí komisie.
- Evidovať uznesenia, rozhodnutia a termíny plnenia prijatých úloh.
- Koordinovať logistiku zasadnutí vrátane miestností a technického vybavenia.
- Spravovať archív dokumentov a zabezpečovať ich správne uchovávanie.
- Komunikovať s internými oddeleniami a externými účastníkmi v mene komisie.
- Pripravovať oficiálnu korešpondenciu, oznámenia a administratívne výstupy.
- Sledovať súlad administratívnych procesov s internými pravidlami a predpismi.
- Podporovať predsedu komisie pri organizácii a následnom vyhodnotení zasadnutí.
Požiadavky
Text copied to clipboard!- Stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie administratívneho, právneho alebo príbuzného smeru.
- Skúsenosti s administratívnou podporou, koordináciou stretnutí alebo správou dokumentov.
- Výborné organizačné schopnosti a schopnosť pracovať s viacerými úlohami naraz.
- Vysoká úroveň písomnej a ústnej komunikácie v slovenskom jazyku.
- Schopnosť pracovať diskrétne s dôvernými a citlivými informáciami.
- Pokročilá znalosť kancelárskeho softvéru a elektronickej správy dokumentov.
- Presnosť, spoľahlivosť a dôslednosť pri vedení evidencie a zápisníc.
- Schopnosť samostatne riešiť úlohy a zároveň efektívne spolupracovať v tíme.
- Znalosť formálnej korešpondencie a administratívnych postupov.
- Výhodou je skúsenosť s prácou pre komisie, rady alebo rozhodovacie orgány.
Potenciálne otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Aké skúsenosti máte s prípravou a organizáciou zasadnutí alebo porád?
- Pracovali ste už so zápisnicami, uzneseniami alebo oficiálnou dokumentáciou?
- Ako zabezpečujete presnosť a úplnosť administratívnych záznamov?
- Aké nástroje alebo softvér používate na správu dokumentov a termínov?
- Ako pristupujete k práci s dôvernými alebo citlivými informáciami?
- Viete uviesť príklad situácie, keď ste koordinovali viacero úloh v krátkom čase?
- Aké sú vaše skúsenosti s komunikáciou s vedúcimi pracovníkmi alebo členmi orgánov?
- Ako riešite situácie, keď sa termíny alebo požiadavky náhle zmenia?
- Máte skúsenosti s archiváciou dokumentov podľa interných pravidiel?
- Prečo vás zaujíma práca na pozícii tajomníka komisie?
