Text copied to clipboard!
Názov
Text copied to clipboard!Zástupca tajomníka
Opis
Text copied to clipboard!
Hľadáme zástupcu tajomníka, ktorý bude zohrávať dôležitú úlohu pri zabezpečovaní plynulého chodu administratívnych, organizačných a koordinačných procesov v rámci úradu, inštitúcie alebo verejnej organizácie. Táto pozícia je vhodná pre skúseného profesionála s výbornými organizačnými schopnosťami, vysokou mierou diskrétnosti a schopnosťou efektívne spolupracovať s vedením, internými oddeleniami aj externými partnermi. Zástupca tajomníka podporuje tajomníka a vrcholový manažment pri plánovaní, príprave podkladov, koordinácii stretnutí, správe dokumentácie a dohľade nad plnením administratívnych úloh v súlade s internými predpismi a legislatívnymi požiadavkami.
Na tejto pozícii budete zodpovedný za prípravu a kontrolu oficiálnej korešpondencie, evidenciu dokumentov, organizáciu pracovného programu vedenia a zabezpečenie efektívneho toku informácií medzi jednotlivými útvarmi. Očakáva sa, že budete vedieť samostatne riešiť operatívne úlohy, pripravovať zápisnice zo zasadnutí, sledovať termíny a koordinovať plnenie prijatých uznesení alebo rozhodnutí. Dôležitou súčasťou práce je aj komunikácia s verejnosťou, partnermi, dodávateľmi alebo inými inštitúciami, pričom je potrebné zachovávať profesionálny prístup a presnosť vo všetkých výstupoch.
Úspešný kandidát by mal mať silné administratívne zázemie, schopnosť pracovať s detailmi a zároveň rozumieť širšiemu kontextu fungovania organizácie. Pozícia si vyžaduje výborné písomné a verbálne komunikačné schopnosti v slovenskom jazyku, pokročilú znalosť kancelárskych nástrojov a schopnosť pracovať pod časovým tlakom. Výhodou je skúsenosť z prostredia verejnej správy, samosprávy, štátnej správy alebo z organizácií s formálnymi procesmi riadenia a dokumentácie.
Zástupca tajomníka často zastupuje tajomníka v určenom rozsahu, preto je dôležitá spoľahlivosť, profesionálna integrita a schopnosť prijímať rozhodnutia v rámci zverených kompetencií. Kandidát by mal byť proaktívny, systematický a pripravený navrhovať zlepšenia administratívnych procesov, ktoré prispejú k vyššej efektivite a transparentnosti fungovania organizácie. Ak máte skúsenosti s koordináciou administratívnych činností, orientujete sa v oficiálnej dokumentácii a dokážete udržiavať vysoký štandard presnosti a dôvernosti, táto pozícia vám ponúka príležitosť podieľať sa na dôležitých procesoch a podporovať vedenie organizácie na strategickej aj operatívnej úrovni.
Zodpovednosti
Text copied to clipboard!- Podpora tajomníka a vedenia pri každodenných administratívnych a organizačných úlohách.
- Príprava, evidencia a archivácia úradnej dokumentácie a korešpondencie.
- Koordinácia stretnutí, porád a pracovného programu vedenia organizácie.
- Vypracovávanie zápisníc, podkladov a sumarizácií pre interné aj externé účely.
- Sledovanie termínov, úloh a plnenia prijatých rozhodnutí alebo uznesení.
- Komunikácia s internými oddeleniami, verejnosťou a externými partnermi.
- Zastupovanie tajomníka v rozsahu pridelených kompetencií.
- Dohľad nad dodržiavaním administratívnych postupov a interných smerníc.
Požiadavky
Text copied to clipboard!- Minimálne stredoškolské vzdelanie s maturitou, vysokoškolské vzdelanie je výhodou.
- Skúsenosti na administratívnej, koordinačnej alebo sekretárskej pozícii.
- Výborné organizačné a komunikačné schopnosti.
- Schopnosť pracovať samostatne aj v tíme a efektívne riešiť úlohy.
- Pokročilá znalosť balíka Microsoft Office alebo podobných kancelárskych nástrojov.
- Vysoká miera diskrétnosti, presnosti a zodpovednosti.
- Schopnosť pracovať pod tlakom a zvládať viacero priorít naraz.
- Orientácia v úradnej korešpondencii a administratívnych procesoch.
Potenciálne otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Aké skúsenosti máte s podporou vedenia alebo vrcholového manažmentu?
- Pracovali ste už s evidenciou a archiváciou úradných dokumentov?
- Ako pristupujete k organizácii viacerých priorít v krátkom čase?
- Máte skúsenosti s prípravou zápisníc, správ alebo oficiálnej korešpondencie?
- Ako zabezpečujete dôvernosť pri práci s citlivými informáciami?
- Aké kancelárske softvéry a nástroje používate na dennej báze?
- Máte skúsenosti z verejnej správy, samosprávy alebo podobného prostredia?
