Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Administrator dokumentacije
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo Administratorja dokumentacije, ki bo odgovoren za učinkovito upravljanje, organizacijo, arhiviranje in nadzor dokumentov v podjetju. Ta vloga je ključna za zagotavljanje točnosti, sledljivosti, varnosti in pravočasne dostopnosti dokumentacije, ki podpira vsakodnevne poslovne procese, notranje kontrole ter skladnost z zakonodajnimi in internimi zahtevami. Uspešen kandidat bo natančen, sistematičen in dobro organiziran strokovnjak, ki razume pomen pravilnega ravnanja z dokumenti v fizični in digitalni obliki.
Administrator dokumentacije sodeluje z različnimi oddelki, da zagotovi pravilno klasifikacijo, evidentiranje, distribucijo in hrambo dokumentov. Delo vključuje upravljanje dokumentnih tokov, spremljanje različic dokumentov, pripravo arhivskih evidenc ter pomoč pri vzpostavljanju in izboljševanju postopkov dokumentnega poslovanja. Pomemben del nalog je tudi zagotavljanje, da so dokumenti pripravljeni, pregledani, odobreni in shranjeni v skladu z veljavnimi standardi kakovosti, internimi pravilniki in zahtevami zunanjih revizij.
Na tem delovnem mestu boste skrbeli za red v dokumentacijskih sistemih, podpirali uporabnike pri iskanju in uporabi dokumentov ter pomagali pri uvajanju digitalnih rešitev za upravljanje dokumentacije. Pričakujemo osebo, ki zna delati z občutljivimi informacijami diskretno in odgovorno, hkrati pa je sposobna učinkovito komunicirati z zaposlenimi na različnih ravneh organizacije. Delo zahteva dobro poznavanje administrativnih postopkov, informacijskih orodij in osnovnih načel varstva podatkov.
Idealni kandidat razume, kako pomembna je kakovostna dokumentacija za nemoteno poslovanje, zmanjševanje tveganj in podporo odločanju. Poleg vsakodnevnega operativnega dela bo sodeloval tudi pri pripravi poročil, usklajevanju evidenc, preverjanju popolnosti dokumentacije ter predlaganju izboljšav za večjo učinkovitost procesov. Vloga je primerna za posameznika, ki uživa v strukturiranem delu, ima občutek za podrobnosti in zna ohranjati visoko raven natančnosti tudi pri večjem obsegu nalog.
Če vas veseli delo z dokumenti, urejanje informacij, skrb za skladnost in podpora organizacijskim procesom, je to odlična priložnost za razvoj kariere na področju administracije in dokumentnega upravljanja. Ponujamo stabilno delovno okolje, sodelovanje z različnimi strokovnimi ekipami ter možnost prispevanja k izboljšanju notranjih procesov in kakovosti poslovanja.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Urejanje, evidentiranje in arhiviranje fizične ter elektronske dokumentacije.
- Spremljanje različic dokumentov in zagotavljanje uporabe veljavnih verzij.
- Vzdrževanje dokumentacijskih baz, registrov in arhivskih evidenc.
- Distribucija dokumentov ustreznim oddelkom in skrb za pravočasno dostavo informacij.
- Preverjanje popolnosti, pravilnosti in skladnosti dokumentacije z internimi postopki.
- Podpora zaposlenim pri iskanju, uporabi in oddaji dokumentov.
- Sodelovanje pri pripravi dokumentacije za notranje in zunanje revizije.
- Izvajanje postopkov hrambe, izločanja in uničenja dokumentov v skladu s pravili.
- Predlaganje izboljšav pri dokumentnih tokovih in administrativnih procesih.
Zahteve
Text copied to clipboard!- Najmanj srednješolska izobrazba administrativne, poslovne ali sorodne smeri.
- Izkušnje z upravljanjem dokumentacije, administracijo ali pisarniškim poslovanjem.
- Odličen občutek za natančnost, red in organizacijo dela.
- Dobro poznavanje pisarniških programov in dela z elektronskimi evidencami.
- Sposobnost samostojnega dela in učinkovitega določanja prioritet.
- Poznavanje osnov varstva osebnih podatkov in zaupnega ravnanja z informacijami.
- Dobre komunikacijske sposobnosti in sodelovanje z različnimi oddelki.
- Zaželeno poznavanje sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov.
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z upravljanjem fizične ali digitalne dokumentacije?
- Kako zagotavljate natančnost pri vnosu in razvrščanju dokumentov?
- Ali ste že uporabljali sistem za elektronsko upravljanje dokumentov?
- Kako ravnate z zaupnimi ali občutljivimi informacijami?
- Kako organizirate delo, ko morate obdelati več dokumentov hkrati?
- Ali imate izkušnje s pripravo dokumentacije za revizije ali preglede?
- Kako bi izboljšali obstoječe postopke dokumentnega poslovanja v organizaciji?
