Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Koordinator evidenc
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo koordinatorja evidenc, ki bo odgovoren za učinkovito organizacijo, vzdrževanje in nadzor dokumentacije ter različnih vrst poslovnih evidenc v organizaciji. Ta vloga je ključna za zagotavljanje točnosti, dostopnosti, skladnosti in varnosti informacij, ki podpirajo vsakodnevno poslovanje, poročanje, notranje procese in zakonske obveznosti. Koordinator evidenc sodeluje z različnimi oddelki, da zagotovi pravilno zbiranje, razvrščanje, arhiviranje, posodabljanje in hrambo dokumentov v fizični in digitalni obliki. Delo zahteva visoko stopnjo natančnosti, organiziranosti, diskretnosti in razumevanja postopkov upravljanja podatkov ter dokumentacije.
Uspešen kandidat bo spremljal tok dokumentov skozi organizacijo, skrbel za dosledno uporabo internih pravil in standardov ter pomagal pri izboljševanju sistemov za upravljanje evidenc. Pomemben del dela vključuje preverjanje popolnosti zapisov, odpravljanje neskladij, pripravo poročil, podporo pri revizijah in sodelovanje pri uvajanju ali optimizaciji informacijskih rešitev za dokumentno poslovanje. Koordinator evidenc mora znati učinkovito komunicirati z zaposlenimi, jih usmerjati pri pravilnem ravnanju z dokumentacijo in po potrebi izvajati osnovna usposabljanja glede postopkov evidentiranja in arhiviranja.
V tej vlogi boste pogosto obravnavali občutljive ali zaupne informacije, zato sta spoštovanje pravil varovanja podatkov in etično ravnanje izjemno pomembna. Pričakuje se sposobnost dela z velikimi količinami informacij, določanja prioritet in ohranjanja kakovosti tudi v časovno zahtevnih okoliščinah. Poleg administrativnih nalog bo koordinator evidenc prispeval tudi k večji preglednosti poslovanja, zmanjševanju operativnih tveganj in izboljšanju dostopa do pomembnih informacij za notranje uporabnike.
Idealni kandidat ima izkušnje z administrativnim delom, upravljanjem dokumentacije ali podporo poslovnim procesom, dobro pozna pisarniška orodja in razume pomen natančnega vodenja evidenc. Prednost imajo kandidati, ki poznajo sisteme elektronskega arhiviranja, klasifikacijske sheme, roke hrambe dokumentov in osnovna načela skladnosti. Če vas veseli strukturirano delo, imate dober občutek za podrobnosti in želite prispevati k urejenemu ter zanesljivemu informacijskemu okolju, je to odlična priložnost za vas. Pri tej vlogi boste imeli pomemben vpliv na kakovost notranjih procesov, podporo odločanju in dolgoročno urejenost poslovne dokumentacije.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Organiziranje, razvrščanje in vzdrževanje fizičnih ter digitalnih evidenc
- Spremljanje pravilnega vnosa, posodabljanja in arhiviranja dokumentacije
- Preverjanje točnosti, popolnosti in skladnosti zapisov z internimi postopki
- Sodelovanje z oddelki pri zbiranju in usklajevanju potrebne dokumentacije
- Priprava poročil, seznamov in pregledov povezanih z evidencami
- Podpora pri notranjih in zunanjih revizijah ter pregledih dokumentacije
- Upravljanje dostopa do evidenc v skladu s pravili zaupnosti in varovanja podatkov
- Predlaganje izboljšav procesov upravljanja dokumentacije in arhiviranja
Zahteve
Text copied to clipboard!- Najmanj srednješolska izobrazba administrativne, poslovne ali sorodne smeri
- Izkušnje z vodenjem evidenc, dokumentacije ali administrativnimi postopki
- Odlična natančnost, organiziranost in sposobnost dela s podrobnostmi
- Dobro znanje uporabe pisarniških programov in digitalnih orodij
- Sposobnost samostojnega dela in učinkovitega določanja prioritet
- Razumevanje zaupnosti podatkov in odgovornega ravnanja z informacijami
- Dobre komunikacijske sposobnosti za sodelovanje z različnimi oddelki
- Zaželeno poznavanje sistemov elektronskega arhiviranja in dokumentnega poslovanja
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z upravljanjem evidenc ali dokumentacije?
- Kako zagotavljate natančnost pri delu z velikim številom zapisov?
- Ali ste že uporabljali sisteme za elektronsko arhiviranje dokumentov?
- Kako ravnate z zaupnimi ali občutljivimi informacijami?
- Opišite primer, ko ste odkrili neskladje v evidencah in ga odpravili.
- Kako organizirate svoje delo ob več hkratnih administrativnih nalogah?
- Kako bi izboljšali obstoječi proces arhiviranja v organizaciji?
