Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Pomočnik v sprejemni pisarni
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo pomočnika v sprejemni pisarni, ki bo pomemben prvi stik za obiskovalce, stranke in poslovne partnerje ter bo s svojo prijaznostjo, organiziranostjo in profesionalnim pristopom prispeval k učinkovitemu delovanju podjetja. Ta vloga je idealna za osebo, ki uživa v delu z ljudmi, zna ohranjati mirnost tudi v dinamičnem okolju in se dobro znajde pri usklajevanju več nalog hkrati. Pomočnik v sprejemni pisarni je odgovoren za ustvarjanje pozitivnega prvega vtisa, saj sprejema obiskovalce, odgovarja na telefonske klice, usmerja pošto in podpira različne administrativne procese v podjetju.
Delo vključuje vsakodnevno komunikacijo z notranjimi in zunanjimi deležniki, zato so odlične komunikacijske sposobnosti, urejenost in občutek za podrobnosti ključnega pomena. Uspešen kandidat bo skrbel za red in organizacijo sprejemnega prostora, pomagal pri načrtovanju sestankov, rezervaciji sejnih sob ter pripravi osnovne dokumentacije in evidenc. Poleg tega bo nudil podporo drugim oddelkom pri administrativnih opravilih, kot so vnos podatkov, arhiviranje dokumentov, naročanje pisarniškega materiala in spremljanje osnovnih operativnih potreb pisarne.
Pri tej vlogi cenimo samoiniciativnost, zanesljivost in sposobnost diskretnega ravnanja z zaupnimi informacijami. Pomočnik v sprejemni pisarni pogosto usklajuje več različnih zahtev hkrati, zato je pomembno, da zna določati prioritete, hitro prepoznati potrebe obiskovalcev in zaposlenih ter se odzvati na profesionalen in učinkovit način. Delo je primerno za kandidata, ki želi razvijati kariero na področju administracije, podpore poslovanju ali storitev za stranke.
Od kandidata pričakujemo dobro poznavanje osnovnih pisarniških orodij, sposobnost jasnega pisnega in ustnega izražanja ter pripravljenost na sodelovanje v timu. Prednost bodo imeli kandidati z izkušnjami na recepciji, v administraciji ali pri delu s strankami, vendar so dobrodošli tudi motivirani začetniki z ustreznim odnosom do dela. V zameno ponujamo stabilno delovno okolje, možnost učenja in strokovnega razvoja ter priložnost, da postanete pomemben del organizacije, ki ceni profesionalnost, prijaznost in odgovornost. Če vas veseli raznoliko delo, pri katerem noben dan ni povsem enak, in želite s svojim delom prispevati k odlični uporabniški izkušnji ter urejenemu poslovnemu okolju, vas vabimo k prijavi.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Sprejemanje in pozdravljanje obiskovalcev na profesionalen in prijazen način
- Odgovarjanje na telefonske klice ter usmerjanje klicev ustreznim osebam ali oddelkom
- Upravljanje vhodne in izhodne pošte ter kurirskih pošiljk
- Načrtovanje sestankov in rezervacija sejnih sob
- Vodenje osnovnih evidenc, dokumentacije in administrativnih zapisov
- Naročanje pisarniškega materiala in spremljanje zalog
- Podpora zaposlenim pri vsakodnevnih administrativnih opravilih
- Skrb za urejenost in reprezentativen videz sprejemnega prostora
Zahteve
Text copied to clipboard!- Najmanj srednješolska izobrazba
- Dobre komunikacijske in medosebne sposobnosti
- Osnovno do dobro poznavanje programov Microsoft Office ali podobnih orodij
- Sposobnost organizacije dela in določanja prioritet
- Prijazen, profesionalen in urejen nastop
- Natančnost, zanesljivost in odgovornost pri delu
- Sposobnost samostojnega in timskega dela
- Zaželeno je predhodno delo v administraciji, recepciji ali podpori strankam
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Ali imate izkušnje z delom na recepciji ali v administraciji?
- Kako bi ravnali z več obiskovalci in telefonskimi klici hkrati?
- Katere pisarniške programe uporabljate samozavestno?
- Kako zagotavljate profesionalen prvi vtis pri delu s strankami?
- Ali imate izkušnje z organizacijo sestankov in upravljanjem koledarjev?
- Kako pristopate k delu z zaupnimi informacijami?
- Kaj vas motivira za delo v sprejemni pisarni?
- Ali ste pripravljeni delati v dinamičnem okolju z več nalogami hkrati?
