Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Referent za dokumentacijo
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo Referenta za dokumentacijo, ki bo odgovoren za upravljanje, organizacijo in arhiviranje dokumentacije v podjetju. Ta vloga je ključna za zagotavljanje pravilnega pretoka informacij, skladnosti z zakonodajo in učinkovitega delovanja organizacije. Kandidat bo sodeloval z različnimi oddelki, da zagotovi, da so vsi dokumenti pravilno shranjeni, dostopni in posodobljeni.
Glavne naloge vključujejo vodenje evidence dokumentov, pripravo in urejanje dokumentacije, zagotavljanje skladnosti z internimi in zakonskimi predpisi ter sodelovanje pri digitalizaciji dokumentov. Poleg tega bo referent odgovoren za arhiviranje dokumentov, upravljanje zaupnih informacij in pomoč pri pripravi poročil ter analiz.
Idealni kandidat ima odlične organizacijske sposobnosti, pozornost do podrobnosti in sposobnost dela z različnimi informacijskimi sistemi. Pomembno je tudi razumevanje zakonodaje, povezane z varstvom osebnih podatkov in arhiviranjem dokumentacije. Izkušnje z dokumentacijskimi sistemi in poznavanje standardov kakovosti (npr. ISO) so prednost.
Delo poteka v pisarniškem okolju, z možnostjo občasnega dela na daljavo. Kandidat mora biti sposoben samostojnega dela, hkrati pa tudi učinkovitega sodelovanja v timu. Komunikacija z drugimi oddelki in zunanjimi partnerji je del vsakodnevnih nalog, zato so dobre komunikacijske veščine nujne.
Če ste natančni, zanesljivi in vas veseli delo z dokumenti ter podatki, vas vabimo, da se prijavite na to delovno mesto. Ponujamo stabilno zaposlitev, možnost dodatnega izobraževanja in prijetno delovno okolje.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Urejanje in arhiviranje dokumentacije
- Vodenje evidence vhodne in izhodne pošte
- Sodelovanje pri digitalizaciji dokumentov
- Zagotavljanje skladnosti z zakonodajo in internimi predpisi
- Upravljanje zaupnih informacij
- Priprava poročil in analiz
- Sodelovanje z drugimi oddelki glede dokumentacije
- Vzdrževanje dokumentacijskih sistemov
- Pomoč pri pripravi internih pravilnikov
- Spremljanje rokov hrambe dokumentov
Zahteve
Text copied to clipboard!- Srednješolska ali višja izobrazba (prednost smer administracija ali pravo)
- Izkušnje z delom z dokumentacijo
- Poznavanje zakonodaje o varstvu osebnih podatkov
- Sposobnost natančnega in organiziranega dela
- Dobro znanje MS Office orodij
- Izkušnje z dokumentacijskimi sistemi (npr. DMS)
- Sposobnost samostojnega in timskega dela
- Dobre komunikacijske veščine
- Poznavanje standardov kakovosti (npr. ISO 9001) je prednost
- Znanje slovenskega jezika in osnovno znanje angleščine
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z arhiviranjem dokumentacije?
- Ali ste že delali z dokumentacijskimi sistemi? Katerimi?
- Kako zagotavljate natančnost pri delu z dokumenti?
- Kako bi ravnali z zaupno dokumentacijo?
- Ali poznate zakonodajo o varstvu osebnih podatkov?
- Kako bi organizirali digitalizacijo fizičnih dokumentov?
- Kako se spopadate z roki in prioritetami?
- Ali imate izkušnje s pripravo poročil?
- Kako sodelujete z drugimi oddelki pri upravljanju dokumentacije?
- Ali ste seznanjeni s standardi kakovosti, kot je ISO 9001?
