Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Administrativ specialist
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en noggrann och organiserad Administrativ specialist som kan stödja vår verksamhet genom att hantera och förbättra administrativa rutiner och processer. Som Administrativ specialist kommer du att spela en nyckelroll i att säkerställa att den dagliga verksamheten fungerar smidigt och effektivt. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar och fungera som en länk mellan ledning, personal och externa kontakter.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar att hantera dokumentation, koordinera möten, följa upp projekt, samt säkerställa att interna riktlinjer och rutiner följs. Du kommer också att ansvara för att uppdatera databaser, hantera korrespondens och bistå i rapportering och budgetuppföljning. Rollen kräver en person med stark känsla för detaljer, god kommunikationsförmåga och förmåga att arbeta självständigt.
Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete, gärna från en liknande roll. Du bör ha god datorvana, särskilt i Microsoft Office-paketet, och vara van vid att arbeta i olika administrativa system. Du är strukturerad, lösningsorienterad och har en positiv inställning till förändringar och förbättringsarbete.
Som Administrativ specialist kommer du att vara en viktig del av vårt team och bidra till att skapa en välfungerande och professionell arbetsmiljö. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats med möjlighet till utveckling och ett gott arbetsklimat. Om du är en person som trivs med att ha många bollar i luften och vill vara med och göra skillnad – då är detta rätt roll för dig!
Ansvar
Text copied to clipboard!- Samordna och planera interna möten och evenemang
- Hantera inkommande och utgående korrespondens
- Uppdatera och underhålla administrativa databaser och register
- Stötta ledning och personal med administrativa uppgifter
- Följa upp projekt och deadlines
- Förbereda rapporter och presentationsmaterial
- Säkerställa efterlevnad av interna rutiner och riktlinjer
- Beställa kontorsmaterial och hantera leverantörskontakter
- Assistera vid budgetuppföljning och fakturahantering
- Delta i förbättringsarbete av administrativa processer
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieexamen, gärna med administrativ inriktning
- Minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete
- God datorvana, särskilt i Microsoft Office
- Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
- Stark känsla för struktur och detaljer
- Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
- Erfarenhet av att arbeta i administrativa system
- God samarbetsförmåga och serviceinriktad inställning
- Flexibilitet och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt
- Meriterande med erfarenhet från offentlig sektor eller större organisation
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete?
- Hur hanterar du flera uppgifter med korta deadlines?
- Beskriv ett tillfälle då du förbättrade en administrativ process.
- Vilka administrativa system har du arbetat med tidigare?
- Hur säkerställer du att dokumentation är korrekt och uppdaterad?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter under en stressig dag?
- Har du erfarenhet av att arbeta med budget eller fakturahantering?
- Hur kommunicerar du med olika avdelningar och intressenter?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
