Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Assistentkontorist
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och noggrann assistentkontorist som vill bidra till vår organisations administrativa framgång. Rollen innebär att stödja det dagliga kontorsarbetet genom att hantera dokumentation, kommunikation och andra administrativa uppgifter. Som assistentkontorist kommer du att vara en viktig länk i teamet, säkerställa att information flödar smidigt och att kontoret fungerar effektivt. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar och bistå med allt från arkivering och dataregistrering till kundkontakt och schemaläggning. Vi värdesätter en person som är strukturerad, har god kommunikationsförmåga och kan hantera flera uppgifter samtidigt. Om du trivs i en dynamisk miljö och vill utvecklas inom administration, är detta en utmärkt möjlighet för dig att växa och bidra till vår verksamhet.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera inkommande och utgående post och e-post.
- Organisera och arkivera dokument och filer.
- Assistera med schemaläggning och mötesbokningar.
- Kommunicera med kunder och leverantörer via telefon och e-post.
- Stödja med dataregistrering och uppdatering av databaser.
- Förbereda rapporter och presentationer vid behov.
- Säkerställa att kontorsmaterial finns tillgängligt och beställa vid behov.
- Underlätta intern kommunikation mellan avdelningar.
- Hjälpa till med fakturahantering och enklare bokföringsuppgifter.
- Delta i förbättringsarbete av administrativa rutiner.
Krav
Text copied to clipboard!- Grundläggande erfarenhet av administrativt arbete eller kontorsmiljö.
- God datorvana, inklusive MS Office-paketet.
- Förmåga att arbeta självständigt och i team.
- Strukturerad och noggrann med god ordningssinne.
- Bra kommunikationsförmåga i tal och skrift på svenska.
- Flexibilitet och vilja att lära sig nya arbetsuppgifter.
- Erfarenhet av kundkontakt är meriterande.
- Kunskap om arkiveringssystem och databashantering.
- God problemlösningsförmåga och initiativtagande.
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt under tidspress.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du stressiga situationer på arbetsplatsen?
- Kan du ge exempel på när du förbättrat en administrativ process?
- Hur organiserar du ditt arbete för att möta deadlines?
- Vilka erfarenheter har du av kundkontakt?
- Hur säkerställer du noggrannhet i ditt arbete?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Vilka datorsystem är du mest bekväm med?
- Hur arbetar du i team och samarbetar med kollegor?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
- Hur hanterar du flera uppgifter samtidigt?
