Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Avdelningsassistent
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och noggrann avdelningsassistent som kan bidra till att effektivisera och underlätta det dagliga arbetet inom vår avdelning. Som avdelningsassistent kommer du att vara en central del i att säkerställa att administrativa processer flyter smidigt och att kommunikationen mellan olika team och externa kontakter fungerar väl. Du kommer att hantera schemaläggning, dokumenthantering, mötesplanering samt vara ett stöd för både ledning och medarbetare. Rollen kräver god organisatorisk förmåga, flexibilitet och en positiv inställning till att lösa problem och ta initiativ. Vi värdesätter också din förmåga att arbeta självständigt samtidigt som du är en lagspelare som bidrar till en god arbetsmiljö. Om du är serviceinriktad, strukturerad och trivs i en varierande arbetsmiljö är detta en tjänst för dig. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats med möjlighet till personlig utveckling och goda karriärmöjligheter inom organisationen.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera och organisera avdelningens dokument och arkiv.
- Planera och boka möten samt förbereda mötesmaterial.
- Stötta medarbetare och ledning i administrativa uppgifter.
- Kommunicera med interna och externa kontakter på ett professionellt sätt.
- Följa upp och rapportera om avdelningens aktiviteter och projekt.
- Administrera scheman och koordinera kalenderbokningar.
- Säkerställa att kontorsmaterial och resurser finns tillgängliga.
- Delta i förbättringsarbete för avdelningens rutiner och processer.
- Hantera inkommande och utgående korrespondens.
- Assistera vid förberedelser av presentationer och rapporter.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete eller liknande roll.
- God förmåga att organisera och prioritera arbetsuppgifter.
- Flytande i svenska i både tal och skrift.
- God datorvana, inklusive kunskap i Microsoft Office-paketet.
- Förmåga att arbeta självständigt och i team.
- Serviceinriktad med god kommunikationsförmåga.
- Noggrann och uppmärksam på detaljer.
- Flexibel och anpassningsbar i en föränderlig arbetsmiljö.
- Grundläggande kunskaper i engelska är meriterande.
- Utbildning inom administration eller motsvarande är önskvärt.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du flera uppgifter samtidigt under tidspress?
- Kan du ge exempel på hur du organiserat ett komplext schema?
- Hur säkerställer du att viktig information når rätt personer i tid?
- Vilka administrativa verktyg är du mest bekväm med att använda?
- Hur hanterar du en situation där du måste prioritera mellan flera viktiga uppgifter?
- Kan du beskriva en utmaning du mött i en tidigare administrativ roll och hur du löste den?
- Hur arbetar du för att upprätthålla god kommunikation inom ett team?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
- Hur hanterar du sekretess och känslig information?
- Hur ser du på möjligheten att utvecklas inom administration och organisation?
